支払いの催促メールの文例

支払い期日になっても取引先や顧客から入金がないときは、支払いを催促するメールを送って入金手続きを促しましょう。

ただし、書き方には注意が必要です。相手に非があるとはいえ、感情的な表現を用いたりすると関係性が悪化してしまいます。穏便に物事を進めるためにも、催促メールでは相手への気遣いが感じられる柔らかい文面にまとめることが重要です。

ここでは、支払いの催促メールの書き方やマナーについてお伝えします。文例も紹介するので、催促メールを作成するときの参考にしてくださいね。

支払いの催促メールの書き方・マナー
支払いの催促メールの文例

支払いの催促メールの書き方・マナー

まずは、支払いの催促メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

１．件名の書き方

催促メールの件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できる、分かりやすいタイトルを付けるのが基本マナーです。取引先や顧客に支払いの催促するメールの件名は、下記のものがおすすめです。

件名：【入金のお願い】〇月ご請求金額について
件名：お振り込みのお願い
件名：〇〇料金のお支払いのお願い

上記のように、支払いを促すメールだとわかる件名にまとめることが大切です。何度催促しても相手が返事をくれないときは、件名の冒頭に【重要】【要返信】といった注意書きをするなど目に止まりやすい工夫もアリでしょう。

２．丁寧な言葉を用いて催促する

メール本文で宛名・挨拶文を明記したあとは、請求金額の入金が確認できていないことを丁寧に伝えます。このとき、約束どおり履行してくれなかったことに対して、感情的な表現を用いるのはNGです。事実を明確に伝えることを心がけましょう。例文は下記の通りです。

先般お送りしております、〇月〇日付のご請求書につきまして、〇月〇日の支払期限を過ぎた現在も、入金の確認ができておりません。

相手の手違いにより支払いが滞っている可能性もあるため、責め立てる言い回しは避けましょう。不快感を与える可能性があります。

３．内容・詳細を再度記載する

以前送った支払いに関するメールや請求書が相手の手元に届いていない場合も否定できません。このような場合に備え、メールには請求内容を明記したり、請求書のデータを添付して送ったりするなどの配慮があると相手の対応もスムーズです。

４．行き違いへのお詫びの一文を添える

既に支払い手続きを行っていたにもかかわらず、行き違いにより催促してしまった場合を想定し、末尾にはお詫びの一文を添えましょう。

なお、本メールと行き違いがございました際は、何卒ご容赦くださいませ。
なお、本メールと行き違いでお振り込み済みの際は、何卒ご容赦いただきますようお願い申し上げます。

お金に関する行き違いはトラブルに発展しやすい為、出来るだけ丁寧な言い回し、表現を用いることが大切です。