発送ミスのお詫びメールの文例

注文が入った商品とは別のモノを発送してしまったり、商品の個数が違っていたりと、しっかりと確認して発送したつもりでも、発送に関するミスはどんな会社でも起こり得ます。

注文書類のチェックや梱包する段階など、発送に至るまでの工程で、何らかの手違いが起こる可能性は否めません。実際に発送ミスがあり、お客様に謝罪する必要がある場合、どのように対応するべきなのでしょうか。今回は、ミス発生時の対応と発送ミスのお詫びメールの書き方・文例についてお伝えします。

発送ミスのお詫びメールの書き方・マナー

まずは、発送ミスの謝罪メールの書き方や基本的なマナーについてお伝えします。

迅速な対応を心がける

発送ミスは、発送後に自社サイドが気づく場合と、顧客からの指摘によって発覚する場合の2パターンがあります。いずれにしても発送ミスが発覚した後は迅速な対応が求められます。これは、個人の付き合いでもいえることですが、怒りというのは時間をおけばおくほど増幅します。相手の怒りを最小限に抑えるためにも、気がついた時点ですぐに謝罪することを心がけましょう。

今後の対応を明記する

ミスをミスのままにしておくわけにはいきません。お詫びのメールには今後の対応を明記するのが会社としての義務であり責任です。たとえば、間違って注文品とは異なる商品を発送してしまった場合は、すでに発送した商品の回収方法や、正しい商品の発送や日付などを明記しましょう。また、過不足があった場合は、その個数をどう対処するかなどの記載が必要になります。

発送ミスが起こった原因も書き添える

なぜ、発送ミスに至ったのか、その理由や今後の対策を記載します。なぜこのようなことが起こったか、そして今後、二度と同じミスを起こさないための改善策を具体的に書き添えることが大切です。

ただし、自社側の非を認め反省していることを表現することが目的であって、言い訳がましい内容を記載するとかえって逆効果になってしまうため、注意が必要です。発送ミスの原因が顧客側の勘違いであった場合なども、そのことは指摘せずに、あくまでも誠意ある態度で対応しましょう。

顧客に非がある場合の対処法

発送ミスが起こってしまったとしても、必ずしも自社に100％非があるとは限りません。しかし、ビジネスである以上、あからさまに相手の非を指摘するわけにもいきません。自社にも非があることを伝えたうえで、やんわりと相手側にも非があることを伝えます。できるだけ穏やかに指摘する必要があります。相手側が自らの非を悟った時点で対応が楽になるでしょう。ただし、感覚的に鈍い相手にはくれぐれも気を付けましょう。

発送ミスのお詫びメールの文例

つづいては、発送ミスのお詫びメールの文例をご紹介します。

商品の個数不足のお詫びメールの文例

書き方のポイント：こちらの過失を反省し、「これまでも注意はしていたが、不十分だったので更に徹底する」という強い決意表明をするフレーズを用いて発送ミスを繰り返さないことを約束しましょう。「再発防止に努めてまいります」などと書き換えてもよいでしょう。

商品誤送のお詫びメールの文例

謝罪の言葉とともに対応策を伝える：発送ミスのお詫びのメールの書き方についてお伝えしました。納品時の商品間違いや発送個数のミスは、商品を受け取った相手を不快にさせるばかりか、予定をも狂わせます。後々のビジネスに影響を与えないためにもスピーディかつ適切な対応を心がけましょう。

責任回避をするための言い訳は良い印象を与えません。ミスはミスと素直に認め、謝罪の言葉とともに対応策を提示しましょう。また、万が一自社側に落ち度のない場合でも、今後の対応をしっかりと伝え低姿勢で臨むことが大切です。謝罪メールの書き方ひとつで相手に与えるイメージが大きく変わります。例文を参考に、あなたの言葉で素直に反省の意を伝えることが重要です。

２回目の発送ミスのお詫びメール（お詫びに伺う場合）

同じミスを繰り返したときはあなたの行動で誠意を示す：誠実さ取引先に大きな迷惑をかけたり、取引先から叱責を受けたときは「猛省しております」などと書き、強い反省の気持ちを示すことによって誠意を伝えます。また、上司と共にお詫びに伺うことを書き記すことにより、過失を重く受け止めている真摯な姿勢を表し、相手の判断を待つかたちで文面をまとめましょう。

なお、発送ミスに関するその他のお詫びメールは下記の記事を参考にしてください。

• 発送遅延のお詫びメールの文例
• 納期遅延のお詫びメールの文例
• 誤配送のお詫びメールの文例
• 商品破損のお詫びメールの文例集
• 不良品送付のお詫びメールの文例集