表記ミスのお詫びメールの文例

毎日多くのメールを受け取ったり送信したりしていると、誤字や脱字に気付いても、内容を理解することができる程度のものであれば、やり過ごしてしまうこともあるでしょう。しかし、商品情報の表記ミスとなれば、話は別。そのまま放置しておくと大きなトラブルに発展しかねません。表記ミスに気付いたら、すぐに先方に連絡を取って正しい情報を伝えるとともに、間違えたことを謝罪しましょう。

例えば、イベントの開催日や連絡先の間違いなどは、お詫びメールに正誤を記載して再度メールすることで、正しく伝えることが出来ます。しかし、先方の社名の誤記や代表者名の間違いは先方を不愉快にさせるばかりか、安易に扱われていると取られてしまったりします。どうしたら良いか迷った時や、状況によっては上司に報告して即座に相手先に連絡し、心から謝罪しましょう。

ここでは表記ミスのお詫びメールの文例をご紹介します。謝罪メールの書き方や心がけておくべきマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

表記ミスのお詫びメールの書き方・マナー

メールを送信した後に記載内容のミスが発覚したら、すぐに先方へ訂正の連絡が必要になります。改めて「先のメールを削除して、再送信したこのメールを正しいものと扱ってほしい」とメールしたから、大丈夫だと思わないでください。毎日数多くのメールを受発信しているビジネスの現場で、どのメールを削除するのか、探す作業は負担になり、新たなミスを生み出すことになりかねません。まずは、直接電話でミスがあったことを伝えて正しい情報を連絡します。そして、その後改めてメールで正しい内容と謝罪を伝えましょう。

件名が先のメールと同じだとわかりにくくなりますから、件名の冒頭に「再送信」と明記したり、「表記の訂正とお詫び」というタイトルにするなど、修正のメールであること、再度送信しているメールだと分かるように工夫します。「メールを差し替えてください」だけ送ると、どの部分を訂正するのかが相手に伝わりにくくなりますから、（正）（誤）を用いて先方に分かりやすく記載することを心がけましょう。

まずは直接電話で、確認の意味でメールする

表記ミスがわかった時点で、速やかに直接電話をします。直接電話で謝罪し正しい内容を伝えてから、改めてメールを送る事で双方の確認となります。そうすることで、お詫びの気持ちが伝わり相手の反応に対応することも可能になります。

しかし、先方が直接電話に出られない場合は、先にお詫びのメールを送っておき、その後に改めて電話してお詫びとメールを確認してもらうようにお願いするとよいでしょう。また、何度も同じ内容のメールを送ると先方はきっと戸惑ってしまいます。間違いを起こさないように、わかりやすく表記ミスを正して、お詫びすることが大切になります。

取引先名や担当者名などをミスした場合は

毎日数多くのメールや電話連絡、取引先の名称の多くを扱っていると、担当者名や会社名を間違うことが無いとは言えません。社名の前に株式会社が付くのか、後に付けるかで間違ったり、担当者を間違えてしまったり。有ってはいけないことだと重々承知していても、ミスは起こりうるものです。

慌てて再メールしても、同じメールを送ってしまっては何の謝罪にもなりません。このような会社名の間違いや担当者名をミスした時には、やはり先に電話で心から謝罪して、改めてメールを送る事を伝えましょう。

似た名称の会社と間違われたりすると、先方への印象は大変悪くなります。不快感を抱き、良い感情は持たなくなりますから、会社名などをミスした場合は、「失礼なことをした」事を心に留めて、誠心誠意謝罪しましょう。

表記ミスのお詫びメールの文例

メールの内容の表記ミスには、会社間取引に影響しかねない社名の誤記や代表者名の間違いなどと、会合の日時の間違いなど訂正すればそれ程大きな問題にはならないミスがあります。ただ、どの場合でも速やかに謝罪し正しい内容をお伝えすることが大切。

相手先を憤慨させてしまうようなミスをしてしまった場合には、後回しにせず上司に報告して対応の指示を仰ぎましょう。場合によっては発信した部下では無く、上司が直接謝罪しなければならないことも起こりえます。ミスは自身の非であることを真摯に受け止め、誠意を込めて謝罪する気持ちを持ちましょう。

表記ミスのお詫びメールの文例（１）

日時の表記ミスは、間違いである「誤」と修正してほしい「正」を合わせて記載することで分かりやすくなります。単純な担当者サイドの問題で解決するときには、電話で謝罪後にメールすることで、滞りなく修正することが出来ます。自身のミスであったことを詫び、正しい内容を提示する事でその後もスムーズに取引していくことが可能になります。

表記ミスのお詫びメールの文例（２）

社名を間違える事は、失礼極まりない行為であると受け取る人によっては、大変な怒りを持たれてしまうかもしれません。ミスして送信してしまったものは、無かったことには出来ません。ミスしたことよりも、そのまま放置してしまうことの方が大きな問題になります。正直に謝罪して、今後は「二度と同じ間違いを起こさないこと」を約束することで、関係を保つ事が可能になります。ミスに対していかに早く対応出来るか、会社の対応力はこのようなミスの場面でも問われるのです。