お願いへのお詫びメールの文例

ビジネスシーンでは、相手から何かをお願いされることもあれば、こちらからお願いをすることもあります。それは仕事に関する事柄のみならず、プライベート的なことでもあること。例えば、取引先との打ち合わせ後の雑談で、通常であれば入手困難なものを欲しい先方の担当者から、同じ趣味を持つ友人に譲ってもらえないか聞いて欲しいと頼まれることもあるでしょう。

また、取引先に対して商品アンケートを記入してほしい旨のお願いをして、１０人分程のアンケート用紙と返信用の封筒を一緒にお持ち帰りいただき、期日も伝えたりすることもあるでしょう。さて、これらのお願い事をメールで確認したり、返答したりする時には、どのような点に気を付けて伝えればよいのでしょう。

ここでは、お願いへのお詫びメールの文例をご紹介します。書き方や心がけておきたいマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

お願いへのお詫びメールの書き方・マナー

お願いされたことへの返信が、残念ながら引き受けることができない用件の場合、断り方に悩んでしまって、後回しにしたくなることもあるでしょう。しかし、嫌なメールこそ早めに対処することを心がけなくてはなりません。曖昧な表現は避け、謝罪の言葉とともにはっきりと回答することが何よりも大切。また、こちらの勘違いや手違いで催促やお願いをした場合には、電話で謝罪してから再度メールで心からお詫びの言葉を伝えましょう。

伝えづらい言葉には柔らかくなるクッション言葉を使う

仕事上で生じる連絡事項でも「どうも依頼しづらいな」という時がありますよね。相手に負担を強いるような依頼や催促、お詫びや断りごとなどがそうでしょう。

直接会って話ししている場合は、表情や声のトーンによって感情を伝えることが出来ますが、メールは文字の羅列になるので、硬く尖った印象を持たれることもあります。返事に困ったとき、不快にさせない方法として「クッション言葉」を一言添えるだけで、文面を柔らかい印象に変えることが出来ます。

「恐れ入りますが…」「お忙しいところ大変恐縮ではございますが…」など定番のフレーズを用いることによって、いきなり本題に入るよりも、ずっと感じがよくなり冷たい印象を与えません。

個人的なお願いへのお詫びは速やかに感じよく

取引先の担当者とスムーズに仕事出来ているのは、双方にとても良い関係が築けているから。雑談時に引き受けた「頼まれ事」に対して、良い返事を伝えられないのは気まずいと思いますが、結果が分かった時点で速やかにお詫びと報告を伝えましょう。日頃のお付き合いに感謝し、期待に沿えなかったことを丁寧にお詫びして、今後も引き続き良い関係を維持したい旨の言葉を書き添えましょう。

お願いへのお詫びメールの文例

お詫びしなければならない事態になったときは、直接お会いして謝罪するのが礼儀ですが、すぐに出向くことができない場合もあるでしょう。その場合は、速やかに電話で謝罪します。相手が他の用件で立て込んでいる場合など、電話で話ができないときは、メールでお詫びしてから後で改めて電話するようにしましょう。迅速な対応を心がけることによって関係が悪化するのを防ぐばかりか、好印象を与えることもありますから、お詫びメールのポイントはしっかりと押さえておきましょう。

• 冒頭ではお願いごとへの結果を述べる
• 力になれない原因や理由・経緯を説明する
• お詫びの言葉を述べる
• 今後の対処方法、心構えを伝える
• 改めてお詫びの言葉を書き記す

基本構成を理解したメールを送ることで、その後の電話でもスムーズにお詫びの言葉を伝えることができます。

お願いへのお詫びメールの文例（１）

雑談中のお願い事であっても承知したからには、しっかりと返答しお詫びしなければなりません。今後も良い関係を保っていきたいからこそ、力になれなかったことを残念な気持ちで伝え、これからも今まで通りのお付き合いにつなげていきます。

お願いへのお詫びメールの文例（２）

取引先に手間取らせるアンケートをお願いしながら、未着であると勘違いすることが無いとも限りません。部署には数人所属し、それぞれの仕事を受け持っていることでしょうが、郵便物やメール等複数の人が関係するものなどの管理は、責任をもって担当に連絡することや、自分で確認をするなどしてから、最後に社外に連絡するようにしましょう。