会食・食事会の案内メールの文例集（社内・社外）

会食や食事会の案内メールの書き方を難しいと考える幹事の方は少なくありません。それもそのはず、必要事項を漏れなく明記したり、参加率を高める工夫をしたりと様々な要素を盛り込まなくてはならないからです。

ここでは、会食・食事会の案内メールの書き方やマナーについて解説します。上司や社内に送るとき、取引先などの社外向けの文例も紹介するので参考にしてくださいね。

会食・食事会の案内メールの書き方・マナー

まずは会食・食事会の案内メールの書き方や心がけておくべきマナーについてお伝えします。

︎１．件名の書き方

ビジネスメールの件名は、一目見ただけで用件が伝わるタイトルにするのが基本です。会食の案内メールを送るときは、以下の件名を参考にしてください。

• 件名：会食のご案内
• 件名：【〇月〇日】食事会のご案内
• 件名：【要返信】会食のご案内

長々と書かず、伝えるべきポイントを押さえて簡潔にまとめることが大切です。

２．メール本文冒頭は宛名を明記する

メール本文の冒頭は、まずは宛名を書くことから始めます。宛名は案内メールを送る相手が社内・社外かによって書き方が変わりますし、一人に送るか複数人に一斉送信するかによっても異なります。以下の表を参考にしてくださいね。

取引先などの社外の人や目上の人に案内メールを一斉送信するのは基本的に失礼です。できれば一人ずつ個別に食事会の案内メールを送りましょう。

３．挨拶文は案内メールを送る相手によって変えよう

宛名を明記したら、次は挨拶文を書きましょう。

• 社内向けの挨拶文：「お疲れ様です」
• 社外向けの挨拶文：「いつも大変お世話になっております」「平素より大変お世話になっております」

挨拶文で間違えやすいのは「ご苦労様です」という書き出しです。「ご苦労様です」は目上の人が目下の人に用いる挨拶なので、使用しないよう注意しましょう。

４．会食・食事会の詳細は箇条書きにしよう

会食や食事会の詳細は、案内メールで最も重要な部分です。記載漏れや書き間違いがないよう十分注意し、参加者に知らせるべき情報を盛り込みましょう。

• 日時：月日・曜日・時間
• 会場：会食の開催場所を正式名称で書く、必要に応じてHPアドレスや地図を添付する
• 住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所は目印となる建物や看板を明記しておくと親切
• 会費：税込金額で明記する、集金方法も記載する、招待する場合は会費を記載する必要はありません

５．返信方法や期日を忘れず明記する

案内メールに食事会の詳細を記した後、参加・不参加に関する返信方法や期日について明記しておく必要があります。返信期日を設けずに送ったメールは返事すること自体を忘れられ、いつになっても出欠の返事が集まらない…というケースが考えられます。

ギリギリになって慌てることのないよう、返信期日は開催予定日の１週間〜１０日前としておきましょう。

会食・食事会の案内メールの文例

つづいては会食や食事会を開催するときの案内メールの文例を紹介します。前章で紹介した書き方やマナーのポイントを踏まえたメールに仕上げましょう。文例は社内向け・社外向けのメールの３パターンを紹介します。

会食・食事会の案内メールの文例（上司）

会食・食事会の案内メールの文例（社内）

会食・食事会の案内メールの文例（取引先）

書くときのポイント：文例の流れは以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 飲み会の趣旨
• 参加を促す一文
• 食事会の詳細
• 出欠の返信期日
• 結びの挨拶

冒頭では会食を開く目的（主旨）を簡潔に一文で記し、詳細や返信期日も漏れなく明記することを心がけましょう。