有給休暇の依頼メールの文例

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有給休暇の依頼メールの文例

有休休暇の申請をするときや、社内の関係者に有給取得を知らせるときは、丁寧に文面をまとめることが非常に大切です。また、休みをもらう立場として、顧客対応や業務の引継ぎをしっかり行い、対処法を社内に共有しておくなど、迷惑をかけることがあってはいけません。

ここでは、有給休暇の申請を上司に依頼するときのメールや、社内に有休取得を知らせるときのメールの文例をご紹介します。書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

有給休暇の依頼メールの書き方

有給休暇は労働者に与えられた権利ではあるものの、あなたが会社を不在にする間、他の社員があなたの分の仕事をしなくてはなりません。そのため、上司に有休を申請したり、社内で通知したりするときは、関係者への配慮が伝わる文面を添えることが基本です。まずは有給休暇のメールを送るときの文面の書き方やマナーについてお伝えします。

1.謙虚な姿勢が伝わる文面にまとめる

有給休暇の取得期間中でも、会社は通常通り稼働しています。つまり、あなたが休んでいる間も、同僚や上司の方々はいつも通り汗水流して働いているのです。有休休暇は社員の権利ではあるものの、メールで依頼するときは謙虚な姿勢が伝わる文面にまとめるのが礼儀です。気遣いのある文面にするには、用件の手前でクッション言葉を用いると効果的です。

例えば、「年次有給休暇を取得させて頂きます」という用件の前に「繁忙期のお忙しい中、大変恐縮ですが」「恐れ入りますが」と書き添えたり、「宜しくお願いします」の手前に「ご迷惑おかけしますが」と記したりすることによって、柔らかみのある文面になります。「休むので後はよろしく!」というような軽々しいノリや権利を主張するような表現は絶対にNGです。

2.有休取得期間を明記する

有給休暇の報告をする際、休む期間は必ず記載しておきましょう。ただ「休みます」とだけ伝えても、メールを受け取った相手はいつからいつまで休みを取るのか理解できません。

有休の取得日数が1日の場合は「〇月〇日(〇※曜日)お休みを頂きます」と書き、2日以上の場合は「〇月〇日(〇)~〇月〇日(〇)までお休みを頂きます」と明記しましょう。曜日も入れると親切です。

3.有給休暇の取得理由は「私用のため」が基本

メールに書く有給休暇の取得理由は「私用のため」としましょう。友人や恋人との旅行を満喫したり、趣味を楽しんだり、はたまた家でゆっくりしたりなど、プライベートの事情を敢えて伝える必要はありません。

4.引き継ぎや急用があった時の対処法についても記載しておく

現在進めているプロジェクトはどうするのか、得意先から連絡があったときは誰が対応するのかなど、あなたが有休を取得中の対応策についても簡潔に記しておく必要があります。休暇中のそれぞれの業務について、引き継ぎをした社員の名前を明記しておくことがマナー。また、緊急時にあなたとすぐに連絡がつく社用携帯番号についても記載しておくことが大切です。

有給休暇の依頼メールの文例

つづいては、有給休暇の取得時のメールの文例をご紹介します。有休を取得したいときに上司に申請するとき、社内の関係者に向けて休みを知らせるときの2つのパターンをご紹介するので、メールの作成に困った時は参考にしてくださいね。

有給休暇の依頼メールの文例(直属の上司に申請するとき)

件名:有給休暇申請のご依頼

〇〇課長

お疲れ様です。△△です。

〇月〇日~〇日までの〇日間、
私用のため、有給休暇を頂戴したく存じます。

ご迷惑をおかけ致しますが、
ご了承の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

営業部 △△

有給休暇の依頼メールの文例(社内に知らせるとき)

件名:有給休暇取得のご連絡

経理部各位

お疲れ様です。△△です。

この度、私用により下記期間中、
長期のお休みを頂くことになりましたのでご連絡致します。

有給休暇取得期間:〇月〇日(〇)~〇月〇日(〇)
※休日含め〇日間

有休中、業務に関するご用件がございましたら
〇〇主任にお伝え頂きますようお願いします。

なお、緊急のご連絡につきましては、
私の携帯(〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇)まで
ご連絡頂きますようお願い致します。

不在の間、皆様にはご不便をおかけしますが、
何卒宜しくお願い申し上げます。

営業部 △△

書くときのポイント:社内向けのメールの書き出しは「お疲れ様です」とします。「ご苦労様です」という挨拶を使う方もいますが、これは立場の上の人が部下に向けて伝える言葉のため、社員や関係部署に向けてメールを一斉送信するときは控えて下さい。

有休を取得する理由については述べる必要はありませんが、冠婚葬祭や入院といった理由のときは記載しても構いません。ただし、プライベートで旅行に行くなど、家族行事の場合は「私用の為」としておくのがマナーです。

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