接待の依頼メールの文例

会食や接待は、お客様や取引先との良好な関係を築き、より円滑に取引できるように願ってお誘いします。接待するこちら側が相手への気遣いがどれだけ出来るかが重要です。事前の準備・下調べも含めて心地よく接待を受けてもらえるよう、気遣いある依頼メールを送ることによって、印象は大きく変わってきます。

通常であれば、飲食接待のお誘いは打ち合わせ時や電話で直接話します。しかし、接待に含まれない人も居る場合は、話が出し辛いこともある為、メールでお伺いとお誘いをすることも現在のビジネス現場では多くなっています。

ここでは、接待の依頼メールを送るときの文例をご紹介します。書き方や心がけておきたいマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

接待の依頼メールの書き方

担当者だけの飲食であれば、打ち合わせ後のランチを共にしたり、コーヒータイムを持ったりすることもありますが、接待となると意味合いが変わってきます。大きな取引が決まった後やイベントの前後など、「ご苦労さま」「いつもお世話になります」の気持ちと、今後も引き続き良好な関係を願って接待の機会を持ちます。

せっかくのお食事の時間、楽しい時間を過ごしてもらえるよう、気遣いある対応を心がけなくてはなりません。そのためにも、接待をセッティングするときのメールで不快な印象を与えないよう、丁寧な言葉で配慮のある接待への依頼メールを書きましょう。

１．もてなす側の気遣いが試される

接待にお誘いする側がもてなす側になるので、お店選びから食事内容などはもちろんのこと、お店の案内にも気配りが必要です。また、先方との親交を更に深めるための足掛かりとなる依頼メールを書くときは、会食場所や日時を分かりやすく箇条書きで記載し、出欠の可否を伺います。

そのとき、自社の都合よりも先方の都合を優先するのがマナー。予定が合わない可能性があることを考慮して、文面には「予定がお有りでしたら会食日を変更致しますので、何なりとお申し付けくださいませ」と気遣いある一文を添えましょう。

２．日程は先にこちらが提案して相手の都合を優先する

接待の日時を決めるのは、とても大変です。当然、相手先の都合を優先しますが、日によっては予定していたお店が予約でいっぱいということもあるでしょう。接待することが決まったら、候補のお店を仮予約して日程が決まった時に決定するようにします。

その為には、早めにお誘いのメールを送る事が大事になりますが、もし当日先方の会社の上役も参加する場合は、担当者サイドで情報交換をし、上司の好き嫌い、多忙な日時など下調べしたうえで、接待の依頼メールを送るようにしましょう。

３．会食場所の地図や案内と一緒に連絡先も明記しよう

会食は駅から近い飲食店や、目印があるようなお店のほうが、相手も迷うことなく辿り着けるため好ましいといえます。しかし、相手の好みや希望で選んだお店の場合、そうはいきません。相手が迷ってしまうことの無いように、接待の依頼メールには必ず地図やお店の案内を添付して送りましょう。

この時、料理の値段が見えないようにする配慮が必要です。また、時間に遅れる、店を間違えたなどのトラブルがあった場合に連絡できるように、お店の連絡先を添えておくのも大切です。

接待の依頼メールの文例

接待には、取引先の担当者や役員との友好関係を深める目的があります。好みなどを下調べしたうえで、丁寧な文章で敬語と疑問文を使ってお伺いする気持ちを表現しながら参加を促します。まずは候補となる日時を３件ほど記載したうえで、先方の都合を尋ねましょう。相手が楽しい時間を過ごせるようにするのが接待です。お誘いのメールを送る時から気遣いは始まっていると考えてメールを送りましょう。

接待の依頼メールの文例（出欠を確認するとき）

接待の出欠確認のメールでは、会食の日時・場所（住所）・連絡先は必ず明記しておきます。また、先に日にちを決めて最終確認の連絡をしたものの、先方に別の予定が入ってしまい、都合が悪くなってしまったということもあり得ます。そんなときでも、忙しい相手を気遣い、

都合を合わせる低姿勢な気持ちが伝わる文面にまとめましょう。

接待の依頼メールの文例（日程を調整する場合）

接待の日時や場所をセッティングするときは、まずはこちらから数件の日程を提示し、選んでもらうとスムーズです。ただし、一方的に提示した日程で半ば強制的に決めようとしていると捉えられないよう、「もしもご都合が合わない場合は…」と配慮する一文を書き添えておきましょう。