履歴書郵送の確認メールの書き方・文例

就職活動において企業にエントリーして面接や選考への申し込みをすると、後に採用担当者から「履歴書を送って下さい」という内容の連絡が来ることがあります。先ずは履歴書を用意して迅速に対応しましょう。送付手続きが完了したら、履歴書の送付通知のメールを先方に送ると親切です。

ここでは、履歴書郵送の確認メールについて書き方や心がけておきたいマナーについてお伝えします。文例もご紹介するので参考にしてくださいね。

履歴書郵送の確認メールの書き方・マナー

履歴書の送付を依頼されたら「書留」で送りましょう。書留だと、相手が郵送物を受け取ったかどうかをパソコンやスマホで確認することができます。→封筒の正しい書き方はこちら

しかし、郵送手続きが済んだことを知らせる意味でも、履歴書の送付後に確認メールは送るべきです。人事担当者は会社説明会や採用面接など、さまざまな業務のスケジュールに追われています。先方への細やかな気遣いを忘れず、ひとつひとつ丁寧に進めていくことが就活の成功の秘訣でもあるのです。

１．メールで履歴書郵送の依頼がきたら、件名は変えずにそのまま返信する

履歴書送付の依頼がメールで届いたら、返信時、件名は変えずにそのまま送りましょう。件名を変えるのは、今やりとりしている「履歴書の郵送に関する内容」とは別の用件で先方にメールしたいときだけです。

また、返信すると件名の冒頭に「Re:」のマークが追加されますが、これは「履歴書の郵送に関する内容」への返答であることも意味しています。もし採用担当者から送られてきた件名が「履歴書送付のお願い」というタイトルの場合、返信ボタンを押すと件名には「Re:履歴書送付のお願い」と表示されます。このままで送信するのがマナーです。

また返信する際、通常これまでやりとりしたメールの本文が引用されます。こちらも削除せずに残したまま返信して下さい。引用された本文を確認すればそれまでのやりとりが見え、話の流れが分かりやすくなります。

電話で履歴書の郵送依頼があったり、ホームページの募集要項に履歴書の郵送を明記していたときは新規のメールを立ち上げて確認メールを送ることになるため、件名は「履歴書郵送のご連絡」「履歴書の郵送手続き完了のご報告」といったタイトルにしましょう。

２．宛名と挨拶文は必ず明記する

家族や友人に送るメールと違って、ビジネスメールは宛名から書き始めるルールがあります。今回、先方に伝える用件は「履歴書を送付しました」という旨の内容でも、いきなり本題から入るのではなく、担当者の会社名・部署名・名前を記載するところから始めましょう。

宛名を明記したあとは挨拶の文章を入れるのもビジネスメールの常識です。挨拶文は「お世話になっております」と書きましょう。「お疲れ様です」はNGなので注意しましょう。

３．履歴書を郵送したこと、また付随する連絡事項を明記すること

宛名と挨拶文を明記したら、いよいよ本題に入ります。「本日（〇月〇日）付で履歴書を送付致しました。お手元に届くのは明後日〇月〇日の午前中になる予定です」と書きます。ポイントは「いつ送ったのか」「いつ到着するのか」が分かるように記すこと。

到着時間を指定している場合は、指定時間帯も記載しましょう。履歴書に限らず、このような送付の確認メールにはなるべく発着スケジュールを明記するよう心掛けましょう。

履歴書郵送の確認メールの文例

つづいては、履歴書を郵送するときに人事担当者に送る確認メールの文例をご紹介します。参考にしてくださいね。

書くときのポイント：メールの本文では、「お世話になっております」という書き出しの挨拶の後に、あなたの大学名・学部名を正式名称で書き、また氏名をフルネームで記載しましょう。採用担当者はたくさんの就活生とメールのやり取りを行っているので、誰からの返信かすぐに分かるように配慮すると親切です。また、履歴書送付の連絡を頂いたことに対して感謝の言葉も忘れずに盛り込んでください。文例の流れは以下の通りです。

• 宛名（省略せず正式名称を書く）
• 書き出しの挨拶
• あなたの大学名・学部名・氏名を知らせる
• 先方の連絡に対する感謝の言葉
• 履歴書送付・到着予定日の報告
• 結びの挨拶

シンプルな内容なのでポイントをおさえて書き進めれば、まとまりのある文章になるでしょう。