進捗状況の確認メールの書き方・文例集

取引先に仕事を外注しているとき、進捗状況を確認するメールはどのような文面にまとめればよいのでしょうか。提出期限や納品予定が狂ってくると、その後のこちら側の予定も調整しなければならなくなる為、随時現況を確認する必要があります。相手から状況連絡がない時は、こちらから確認メールを送って進捗状況を教えてもらいましょう。

ここでは、進捗状況の確認メールの文例をご紹介します。書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

進捗状況の確認メールの書き方・マナー

取引先に依頼した案件の進み具合を確認するのであれば、電話連絡でも良いと思いますが、メールの文面で提出してもらったほうが社内での共有もスムーズに進みます。ただ、確認メールへの返信は、相手に労力をかけさせ、時間を取らせてしまいます。申し訳ない気持ちを伝える為に、「〇〇していただけますでしょうか」など、読んだときの印象が少しでも和める疑問形の文章を使って、丁寧な表現をするように心がけましょう。

１．柔らかい表現を用いる

現状がわからないことに対して心配になり、「現状がわからない」「どうなっているのか」というような、相手先に不信感を持っていると感じられる問い方は止めましょう。柔らかい口調で確認すると、「連絡せずに申し訳ありません」という返事が返って来るでしょうから、問い詰める事のないように気をつけましょう。

２．簡潔で分かりやすい件名を心がける

多くのメールを読んで返信するのは、毎日の事とは言え、面倒で時間がかかること。進捗状況を確認するメールであると言うことが一目で分かるように、メールの件名は簡潔にはっきりと書くようにしましょう。

一般的には「〇〇（依頼しているプロジェクトの企画名）の進捗状況のご確認」という件名にしますが、急ぎの返信を希望する場合は、冒頭に「【至急】」「【要返信】」などの言葉を入れ、相手がすぐに対応するよう工夫することも大切です。

３．現況確認であることを明確にし、期限を再度提示する

相手からメールで質問や確認があったときは当日中に返信するのが基本ですが、外注している内容によっては確認に数日かかってしまうこともあるでしょう。早めの返信を希望する場合は、「お手数をおかけしますが、〇日までに現状のご報告をお願い申し上げます」などと書き記し、進捗状況の返信に期日を設けるのもひとつです。

進捗状況の確認メールの文例集

つづいては、プロジェクトや企画の途中経過の状況を知りたいときの確認メールの文例をご紹介します。相手が締め切りに間に合うように提出してくれるか心配に感じたときは、１本のメールを送るだけでその心配事を解決することができます。「相手が不快に思うかもしれない」などと考えずに、確認メールは送るようにしましょう。

進捗状況の確認メールの文例（１）

上記は、先方の仕事の進み具合と連動してこちらでも業務を進める必要がある場合や、相手の進捗状況を理解したいときに使える文例です。発注した側の立場であっても、文面は礼儀正しく丁寧にまとめましょう。また、遠回しな言い方をせず、素直に現状を確認することも上手に仕事を進めるうえで大切なポイントです。

進捗状況の確認メールの文例（２）

依頼から期日まで日数がかかる場合は、こちら側から現況確認をして仕事を進めていくのは失礼でも悪いことでもありません。積極的に仕事を進行する良い方法だと言えます。細かなことでも気になった時は、上記文例を参考に、確認メールを入れるようにしましょう。