打ち合わせ日程確認への返信メールの文例集

打ち合わせ日程を確認するメールが取引先の担当者から届いたら、自身の予定を確認した上で、早めの返信を心がける必要があります。しかし、相手が提示してきた日程で了承する場合や、別の日程に変更してもらいたいときなど、返信する内容によって気をつけるべきポイントも異なるため、文面を作成するときは注意しなくてはなりません。

ここでは打ち合わせ日程を確認するメールが届いたときの返信メールの文例をご紹介します。メールの書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

日程確認への返信メールの書き方・マナー

１．件名は「Re:」をつけた状態で返信する

ビジネスメールに返信する際のマナーからご説明します。相手から送られてきたメールに返信する場合、件名の冒頭には「Re:」の文字がつきますが、件名を書き換えたりせず、そのままにしておきましょう。「Re:」をつけることにより、相手は自分が送信したメールへの返信だと理解できます。

また、同時に別の用件について、その担当者とやり取りをしている場合は、相手から日程確認の用件で送られてきたメールに返信せず、新規メールを立ち上げて送るのがマナーです。メールを使い分けることにより、相手とのやり取りもスムーズになるためしっかり覚えておきましょう。

２．相手の提示してきた日程では都合の悪い場合

相手から打ち合わせ日程について提示があったものの、すでにスケジュールが埋まっている場合は、メール本文で相手の指定した日程では都合悪い旨を伝えます。また、あなたが都合の良い日程についても複数提示しておくと親切です。

このとき、「誠に申し訳ありませんが、〇月〇日は出張のため出社しておりません。下記の日程のうちご都合の良い日をお知らせくださいませ」など、お詫び言葉を添え、新しい日程を提示します。選んでもらう日程の候補に関しては箇条書きにし、わかりやすく工夫しましょう。

３．相手が日程の候補日を複数提示してきた場合

こちらも件名は「Re：〇〇〇〇」でも構いません。相手が提示してきた日程のなかから面談が可能な日を選び、伝えます。「次回打ち合わせの日程に関してですが、ご連絡いただいた〇月〇日（〇）〇時にてお願い申し上げます」などの言葉を書き添えましょう。

４．日程を変更してもらう際の理由の書き方

相手が提示した日程とスケジュールが合わない場合、別の日程で調整してもらう必要がありますが、同時に、断る理由についても添えておくのがマナー。理由に使える表現としては下記のようなものがあります。

• 〇月〇日は出張のため、終日不在の予定です。大変恐縮ではございますが、打ち合わせ日程の変更をお願いできないでしょうか。
• あいにく当日は別件と重なっておりますので、別の日程でのご調整をお願い申し上げます。

社内会議や他の予定が入っている場合は、それを具体的に伝える必要はありません。ストレートに伝えることにより、相手に失礼になってしまう場合もあります。上記の理由を例として簡潔に書くことを心がけましょう。

日程確認への返信メールの文例集

１．打ち合わせ日程確認への返信メールの文例（了承する場合）

２．打ち合わせ日程確認への返信メールの文例（日程調整したい場合）

「Re:」を正しく用いる：日程変更のメールは「Re:」を用いることで、より意思の疎通が図りやすくなります。ただし、何度かやりとりをしなければいけない場合「Re：Re：Re:」のように「Re」が重なってしまう場合があります。ある程度やり取りが続き、件名が読みにくくなったら余分な「Re:」は削除し、一つだけ残すようにしましょう。