来社・来訪の確認メールの文例

取引先やお客様から来社のアポイントをいただいたら、再確認の意味を込めてメールを送っておくと親切です。

どちらかが日時を間違えてしまうと、わざわざ遠方からご足労いただいても会えず、迷惑をかけてしまうことになってしまいます。相手を気遣った、たった一通のメールを送るだけでそのリスクを防ぐことができるのです。

ここでは、クライアントが来社・来訪する際に事前に送る確認メールの文例をご紹介します。書き方や心がけておきたいマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

来社・来訪の確認メールの書き方・マナー

来訪者への確認メールは、相手の方への気遣いだけでなく、その後の打合せや業務の進行をスムーズにおこなう上で大切なもの。まずは確認メールを作成するときには留意すべきポイントを解説していきます。

来社の確認メールを送るタイミング

来社の確認メールを送るタイミングは、当日から数えて１週間～３日前のあいだに送りましょう。また、月曜日の朝に約束がある場合には土日を挟む前、金曜日の夕方までは送りたいものです。

前日のメール送付は遅いです。相手が他のスケジュールを入れてしまっていたことが分かっても再調整するのは困難なため、前もって送るようにしましょう。

日時の確認の書き方

来社の確認メールで絶対に外せない項目は「日時・場所の確認」です。来訪者に対して今一度スケジュールの確認をしましょう。書き方は以下の通りです。

上記に記載したように、箇条書きで日付・時間・曜日・場所を漏れなく明記します。特に、約束をした日から来社日まで間が空いた場合、メールを送ることにより再確認できる重要な役割を果たします。

来訪者の持参物も明記しておくと親切

商談で必要な書類を来訪者に持参していただく場合は、その内容も明記しておきましょう。せっかく来社してもらっても、打ち合わせに必要な材料を忘れてしまうと話は進まないはず。こちらも以下のように箇条書きで明記します。

来訪者への御足労を気遣う言葉を書き添える

スケジュールの確認を行った後は、改めて来訪される方の御足労を気遣う言葉を添えましょう。「わざわざ出向いて頂き有難うございます」という気持ちが伝わるような、謙虚かつ低姿勢なフレーズを用いて相手への配慮をするのがマナー。

住所・地図などを添付する

初めて来訪されるお客様の場合、自社の住所は勿論、地図を添付したり、目印となるビルや店舗、看板も伝えると親切です。こういった気遣いは初めて来訪されるお客様を安心させます。

特に、会社の立地が分かりづらい場所にある場合は地図の添付は必須です。住所や地図を添付することは、自社（来訪される側）が行うべき準備と捉えることもできます。

来社・来訪の確認メールの文例

つづいては、来社の確認メールの文例をご紹介します。

なお、別の都合により、急遽日程の変更をお願いしたいときは下記文例を参考にしてくださいね。

• 日程変更の依頼メール
• 日程変更をお願いするお詫びメールの書き方・文例

また、同じシチュエーションで使うことの多いメールの文例を以下に記載するので確認しておきましょう。
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書くときのポイント：ポイントは来訪者を気遣う一方で、しっかりと日時と場所を確認することです。これはビジネスにおける基本的なマナーです。とはいえ、そればかり先行してしまうと只のアポイントの確認メールとなってしまうため、内容にはしっかりと御足労頂く手間の気遣う言葉を盛り込んだ内容にするよう心掛けて下さい。例文の流れは

• 打合せを行う日時と場所の確認
• ご持参いただく物の確認
• 御足労頂くことに対する気遣い
• 添付地図の説明
• 締めの挨拶

初めて来訪される方に対しては住所の表記だけでなく地図の添付も必須です。