内定承諾書の確認メールの書き方・文例

企業から内定承諾書が送られてきたときは、必要事項に漏れなく記入の上、締め切り日までに返送する必要があります。内定承諾書は採用に関する重要書類なので、発送したことを通知しておくことが大切です。また、人事担当者に丁寧な印象を与えることもできます。

ここでは内定承諾書の確認メールの書き方を詳しく解説します。文例もご紹介するので、メールを送るときの参考にしてくださいね。

内定承諾書の確認メールの書き方・マナー

まずは内定承諾書の確認メールの書き方についてお伝えします。ポイントは全部で４点あるので、しっかり確認しておきましょう。

１．件名は分かりやすいタイトルを心がける

ビジネスメールの件名は、メールの本文に書いている用件を簡潔に一言でまとめたタイトルにするのがマナーです。件名を見ただけでそのメールの内容がどんなものか、理解できるタイトルにしなくてはなりません。内定承諾書を返送したあとに送る件名は以下を参考にしてください。

• 内定承諾書返送のご報告
• 内定承諾書送付のご連絡

より丁寧に書きたい人は、上記の件名のあとで大学名や氏名を明記してもよいでしょう。「内定承諾書送付のご報告【〇〇大学〇〇学部（〇〇※氏名）】と書いておけば親切です。

２．メール本文は「内定先の企業名→部署→送付する相手の氏名」から書き始める

メールの本文を書くときは、いきない本題から入らず、まずは「宛名」を書くのがルールです。メールを送信する採用担当者の「企業名・部署名・役職・氏名」を正式名称で記載しなければいけません。部署名や担当者名が分からない方は、内定承諾書が送られてきたときの封筒や同封されている添え状を確認してみましょう。必ず部署名・担当者名が書かれているはずです。漢字の誤字脱字には注意しましょう。

３．宛名を書いたら次は挨拶を記す

宛名を明記したあとの本文の書き出しは必ず「お世話になっております」の挨拶から始めます。アルバイト先の仲間や部活の先輩に送るメールの挨拶は「お疲れ様です」が一般的だったかもしれません。しかし、ビジネスメールの挨拶は「お世話になっております」が基本。

初めてメールを送る方に対する挨拶でも「はじめまして」ではなく「お世話になっております」が一般的です。また、文頭に「いつも大変〜」や「平素より大変〜」という言葉を付け加えるとより丁寧な挨拶となります。

４．先方に書類が到着した後、返事の催促はやめておこう

内定承諾書が無事届いたかどうか、発送したあなたとしては気になるはず。しかし、到着後にその旨を知らせてほしい一文を明記するのは控えたほうがよさそうです。大切な書類であることに間違いはないのですが、内定者はあなただけではないはずです。他の内定者も含め、いちいち到着の連絡をしていると採用担当者の人も他の仕事が前に進みません。

確認メールでは「書類が到着後に知らせてほしい」と記載するのではなく、「いつまで経っても到着しないときは知らせてほしい」という内容にするのがマナーです。

内定承諾書の確認メールの文例

つづいては、内定承諾書を受け取ったときに送る確認メールの文例を紹介します。是非参考にしてくださいね。

書くときのポイント：書き出しの挨拶を明記したあとは、大学名・学部名・フルネームを記します。発送してから日が浅いと先方にまだ書類が届いていない可能性があります。その場合、確認メールを送った時点では未着であることを考慮し、「もし数日経過しても届かないようでしたらお知らせくださいませ」と気遣いある言い回しをしておくのもよいでしょう。また余談ですが、こういった重要書類を送る際は、送った郵送物が無事到着したかどうか確認できる書留や配達記録等での送付をお勧めします。