飲み会の確認メールの書き方・文例

ビジネスシーンにおいて「飲み会」は人と人との距離を縮める大切なイベント。飲み会は参加者同士の心の壁を取り払い、人間関係を良くする潤滑油の役割を果たします。そして飲み会には必ず幹事役が必要になります。幹事に任命された方は場所や開始時間、費用等の情報を送り、飲み会への参加者を募らなければいけません。また、参加する方から参加費を集めるのも幹事の仕事。幹事の心配りある行動が、飲み会の満足度を左右するといっても過言ではありません。

ここでは、飲み会の直前におくる確認メールの文例をご紹介します。社内・社外の人に送るときの例文はもちろん、書き方についてもお伝えするので参考にしてくださいね。

飲み会の確認メールの書き方

相手へのお知らせを再度送るメールを「リマインドメール」といいます。リマインドとは「思い出させる・気遣かせる」という意味。今回は「飲み会」についての確認ですので、飲み会が行われる日時・場所・費用等の情報を明記したメールを送り、近々行われる飲み会の存在を通知するのが目的です。

１．件名は「飲み会のご案内 ・ご確認」

飲み会の確認メールは、出欠の返事を催促したいときや、相手に飲み会の開催日時や場所を、確認の意味を込めて知らせたいときに送ります。仕事上関わる方に送るものですのでビジネスメールのマナーをわきまえて送らなければいけません。下記を参考に、件名は分かりやすく簡潔に用件を伝えましょう。

• 【要返信】飲み会の出欠のご確認
• 【〇月〇日】飲み会のご案内
• 【再送】〇月〇日懇親会のご案内

飲み会の存在を忘れている方は、送られてきた件名を見ただけでハッと思い出すはずです。ただし、取引先といった社外に宛てて送る場合は「飲み会」という言葉を丁寧な言い回しに変えて、「会食」「お食事会」とするのがマナーです。

２．日時や開催場所・会費などの必要な情報を改めて案内する

メール本文では、飲み会の詳細を改めてお知らせする必要があります。過去に一度送ったはずの情報ですが、最初の案内から時間が経過している場合、その後に相手のメールボックスに送られてきた大量のメールで埋もれていることが考えられます。そのため、確認メールには再度必要な情報を箇条書きで記載しておくと親切です。

最低限明記しておくべき項目を以下に記載しておきます。

• 飲み会の日時・曜日
• お店の情報（店舗名、住所、URL）
• 会費（事前に集金するか、当日集金かも明記）

また、以前送った案内メールに返信がなかった方は、参加の有無についても確認を取る必要があります。その場合、必要項目の下に「お手数ですが〇月〇日迄に私〇〇までご連絡ください」などと記しておきましょう。

３．送り先相手によって書き出しの挨拶文を変える

会社の飲み会には「社内の方との飲み会」「社外の方との飲み会」があります。社内の方に送るメールでは、「お疲れ様です」や「日々の業務お疲れ様です」等の挨拶文を用いて、社外の人に送るときは「お世話になっております」の挨拶文を用いましょう。

また、社内・社外の両方の参加者に確認メールを送る場合は、同じメールを送らずに、社内用・社外用に分けて送るのがマナーです。

飲み会の確認メールの文例集

つづいては、飲み会の確認メールの文例を紹介します。社会人になると、幹事になる機会が必ず訪れます。その際、しっかりとしたメールを送り「出来る幹事」を演出しましょう。

１．飲み会の確認メールの文例（社内に送る場合）

２．飲み会の確認メールの文例（社内に送る場合）

３．飲み会の確認メールの文例（社外に送る場合）

４．飲み会の確認メールの文例（社外に送る場合）

書くときのポイント：日時・場所に関する情報が記載されていること、参加費用についての通知（集金方法含む）は最低限盛り込むべき情報です。また、社外の方に送るメールはビジネスメールのマナーを意識した文章にしなければいけません。挨拶文や、「致します」「おそれいりますが」「恐縮ですが」などの言葉を使い、相手に失礼のないメールを送りましょう。