飲み会の確認メールの書き方・文例

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飲み会の確認メールの書き方・文例

ビジネスシーンにおいて「飲み会」は人と人との距離を縮める大切なイベント。飲み会は参加者同士の心の壁を取り払い、人間関係を良くする潤滑油の役割を果たします。そして飲み会には必ず幹事役が必要になります。幹事に任命された方は場所や開始時間、費用等の情報を送り、飲み会への参加者を募らなければいけません。また、参加する方から参加費を集めるのも幹事の仕事。幹事の心配りある行動が、飲み会の満足度を左右するといっても過言ではありません。

ここでは、飲み会の直前におくる確認メールの文例をご紹介します。社内・社外の人に送るときの例文はもちろん、書き方についてもお伝えするので参考にしてくださいね。

飲み会の確認メールの書き方

相手へのお知らせを再度送るメールを「リマインドメール」といいます。リマインドとは「思い出させる・気遣かせる」という意味。今回は「飲み会」についての確認ですので、飲み会が行われる日時・場所・費用等の情報を明記したメールを送り、近々行われる飲み会の存在を通知するのが目的です。

1.件名は「飲み会のご案内 ・ご確認」

飲み会の確認メールは、出欠の返事を催促したいときや、相手に飲み会の開催日時や場所を、確認の意味を込めて知らせたいときに送ります。仕事上関わる方に送るものですのでビジネスメールのマナーをわきまえて送らなければいけません。下記を参考に、件名は分かりやすく簡潔に用件を伝えましょう。

  • 【要返信】飲み会の出欠のご確認
  • 【〇月〇日】飲み会のご案内
  • 【再送】〇月〇日懇親会のご案内

飲み会の存在を忘れている方は、送られてきた件名を見ただけでハッと思い出すはずです。ただし、取引先といった社外に宛てて送る場合は「飲み会」という言葉を丁寧な言い回しに変えて、「会食」「お食事会」とするのがマナーです。

2.日時や開催場所・会費などの必要な情報を改めて案内する

メール本文では、飲み会の詳細を改めてお知らせする必要があります。過去に一度送ったはずの情報ですが、最初の案内から時間が経過している場合、その後に相手のメールボックスに送られてきた大量のメールで埋もれていることが考えられます。そのため、確認メールには再度必要な情報を箇条書きで記載しておくと親切です。

最低限明記しておくべき項目を以下に記載しておきます。

  • 飲み会の日時・曜日
  • お店の情報(店舗名、住所、URL)
  • 会費(事前に集金するか、当日集金かも明記)

また、以前送った案内メールに返信がなかった方は、参加の有無についても確認を取る必要があります。その場合、必要項目の下に「お手数ですが〇月〇日迄に私〇〇までご連絡ください」などと記しておきましょう。

3.送り先相手によって書き出しの挨拶文を変える

会社の飲み会には「社内の方との飲み会」「社外の方との飲み会」があります。社内の方に送るメールでは、「お疲れ様です」や「日々の業務お疲れ様です」等の挨拶文を用いて、社外の人に送るときは「お世話になっております」の挨拶文を用いましょう。

また、社内・社外の両方の参加者に確認メールを送る場合は、同じメールを送らずに、社内用・社外用に分けて送るのがマナーです。

飲み会の確認メールの文例集

つづいては、飲み会の確認メールの文例を紹介します。社会人になると、幹事になる機会が必ず訪れます。その際、しっかりとしたメールを送り「出来る幹事」を演出しましょう。

1.飲み会の確認メールの文例(社内に送る場合

件名:【〇月〇日】懇親会出欠のご確認

社員各位

お疲れ様です。営業部の〇〇です。

先日ご案内しました営業部・総務部合同飲み会の開催日が
今週末に近づいて参りましたので、
参加者の方々に改めてご連絡しております。

日時:〇月〇日(〇曜日)〇時~
会場:居酒屋〇〇〇〇
住所:〇〇市〇〇町〇-〇-〇
TEL:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
http://〇〇〇.△△.jp
参加費:5,000円 ※当日集金致します。

万が一ご都合が悪くなってしまった場合は、
お手数ですが〇月〇日迄に私〇〇までご連絡ください。

〇日以降の人数変更はキャンセル料が発生しますのでご了承ください。

出欠のお返事を頂きますよう何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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2.飲み会の確認メールの文例(社内に送る場合

件名:飲み会出欠のご確認

営業部各位

お疲れ様です。営業部の〇〇です。

お忙しいところ申し訳ありません。
先日ご案内しました下記飲み会の出欠をお知らせ頂きたく、
再度ご連絡しております。

日時:〇月〇日(〇曜日)〇時~
会場:イタリアンバル〇〇
住所:〇〇区〇〇町〇-〇-〇
TEL:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
http://〇〇〇.△△.jp
参加費:3,500円(当日集金致します)

恐れ入りますが、明日〇月〇日、正午までに
出欠をお知らせください。宜しくお願い致します。

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署名
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3.飲み会の確認メールの文例(社外に送る場合

件名:〇月〇日お食事会出欠のご確認

株式会社〇〇〇〇
営業部 〇〇 〇〇 様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△、営業部の△△です。

先日ご案内致しました会食の開催日が
今週末に迫って参りましたので、改めてご連絡致しました。
以下詳細となります。

日時:〇月〇日(〇)〇時~
会場:日本料理〇〇〇〇
住所:〇〇市〇〇町〇-〇-〇
TEL:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
http://〇〇〇.△△.jp
参加費:無料

万が一ご都合が悪くなってしまった場合、
お手数ですが〇月〇日迄に私△△までご連絡をお願い申し上げます。

それでは、当日お会いできることを楽しみにしております。

引き続き何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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4.飲み会の確認メールの文例(社外に送る場合

件名:【〇月〇日】会食のご出欠のご確認

株式会社〇〇〇〇
営業部 〇〇 〇〇 様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△、営業部の△△です。

先日ご案内致しました下記食事会のご出欠をご確認致したく、
再度ご連絡致しました。

日時:〇月〇日(〇)〇時~
会場:懐石料理〇〇〇〇
住所:〇〇市〇〇町〇-〇-〇
TEL:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
http://〇〇〇.△△.jp
参加費:5,000円

ご回答は、明日(〇月〇日)正午までに
ご返信頂けますよう宜しくお願い申し上げます。

お忙しい中誠に恐縮ですが、何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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書くときのポイント:日時・場所に関する情報が記載されていること、参加費用についての通知(集金方法含む)は最低限盛り込むべき情報です。また、社外の方に送るメールはビジネスメールのマナーを意識した文章にしなければいけません。挨拶文や、「致します」「おそれいりますが」「恐縮ですが」などの言葉を使い、相手に失礼のないメールを送りましょう。

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