fax送信の確認メールの書き方・文例

ファックスで書類を送信した後は、その旨を相手に通知することが大切です。相手も速やかに確認することができるため、一歩踏み込んだ親切な対応といえます。送信した資料が重要書類であったり、急を要するやり取りが必要な場合は特にFax送信後の連絡が必要不可欠。

ここではfax送信後に送る確認メールの文例をご紹介します。メールの書き方や注意点についてもお伝えするので参考にしてくださいね。

fax送信の確認メールの書き方

Fax送信の確認メールは「Fax送信したので確認お願いします」という内容を相手に伝えるのはもちろん、相手が受け取った後のアクションについても明記しておくと親切です。先方が確認した後、返信を希望する場合や、送信した書類の注意点など、きっと知らせるべきポイントが幾つか浮かび上がってくるはずです。確認メールではそれらの項目をうまく盛り込み、メールを送りましょう。

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１．件名は分かりやすく明記する

ビジネスメールの件名は、一目見て本文に書いている用件をイメージできるものでなければいけません。今回伝えるべき内容は「Faxを送信したこと」ですので件名は以下のタイトルを参考にしてください。

• Fax送信のお知らせ
• Fax送信のご報告

またFax送信した書類がどんなものかを件名に具体的に記載して「【見積書】Fax送信のお知らせ」などとするのも良いでしょう。

２．確認メールに記載すべき３つの項目

Fax送信を通知する確認メールでは、送信時期や、送信した書類の内容、送信した枚数についても記載しておくのがマナーです。Faxは相手の会社の人ならだれでも閲覧したり、書類を受け取ったりすることができてしまいます。先方の他の社員の方が誤って手元に置いている可能性もあるため、これら３つの項目は必ず盛り込んでおきましょう。書くときは箇条書きとし、見やすく工夫することも大切です。

３．依頼事項も忘れず明記しよう

Fax送信した書類内容によっては、相手からの返信や回答をいただく必要がある場合もあるでしょう。確認メールにはfaxの送信を知らせるだけではなく、返信内容や返信期限についても記載しておくと親切です。

相手に次のアクションを依頼する場合、基本的に同送する送信状にも同じ内容を記載しているはずです。しかし、送信状とメールの注意書きが重複しても問題ありません。それどころか、重ねて記載することで相手に重要なことだと意識して貰えるはずです。

また、見積書や契約書類等をfaxで送信した場合は、原本の提出が必要かどうかも確認したいところです。このように、送った書類によって伝えるべきポイントが異なるため、送る書類によって確認メールに明記しておくべき内容にも漏れがないよう、十分注意しましょう。

fax送信の確認メールの文例

つづいては、fax送信の確認メールの文例を紹介していきます。お困りの際は是非参考にして下さいね。

書くときのポイント：Fax送信の用件を明記した後、改めて送信内容を箇条書きで記載すると相手に親切です。文例の流れは以下の通りです。

1. 書き出しの挨拶
2. Fax送信のお知らせ
3. Fax送信をした書類の内容（箇条書き）
4. 返信事項・期限について
5. 結びの挨拶

シンプルなメール内容かと思いきや、送る書類によって意外に盛り込むべき情報が多くなる場合があります。記載する情報量が多くなる場合には、各事項の詳細が膨らみ過ぎないよう極力シンプルに作成するよう心掛けて下さい。