荷物が届いているかの確認メールの文例

通常の消耗品や在庫品などの納品には、わざわざ商品到着の確認をすることはありませんが、

会社のパンフレットやカタログ、個別のデザインもの、大量の納品、または高額品などを納品した場合は、無事に商品が到着しているか心配になります。

商品の納品書があれば荷物は無事に到着したことになりますが、配送会社に納品書が残るだけで、実際に商品を発送した会社は、到着したか連絡が無いとわかりません。お得意様に大事な荷物が到着しているか確認しないと、心配になってしまいます。そんな不安を解消する為に、確認メールを送る事で直接の回答をもらうことができますから、迷わずメールを送りましょう。

ここでは、荷物が届いているかを確認したいときのメールの文例をご紹介します。確認メールの書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

荷物が届いているかの確認メールの書き方・マナー

荷物を受け取った時点で、送付してくれた相手に受取通知をする人は少ないかもしれません。商品に問題があったならば、すぐに苦情の連絡をするでしょうが、問題なく注文通りの出来栄えであれば、受け取って終了となります。納品して無事に受け取ってもらえたと思っていても、高級品や数量の多いもの、カタログなどは、こちら側としては問題が起こっていないか心配になるものです。

電話で直接「受け取りました」の声を聞きたいものですが、お互いの時間と手間を考えると、メールで注文して、メールで納品連絡、メールで受け取り連絡の確認をすれば、一連の流れの履歴が残ることになるため活用しましょう。

１．確認メールは相手への配慮を心がけよう

相手に確認するときの伝え方を間違えれば、受け取る側からすると「非難されている」と感じる人もいます。「荷物は届きましたか」ではなく「荷物は無事にお手元に届きましたでしょうか」とする方が、相手のことを気遣っている気持ちが伝わります。

「受け取ったという連絡が無いからこちらが確認している」という感情でメールしないように注意して、追加注文にも応じることが出来ると付け加えることで、次の取引につなげることが出来ます。

２．件名ははっきりと内容が分かるように

取引先に確認メールを送ったら嫌われるのではないかとか、取引したくなくなるのではないかという懸念を抱くかもしれませんが、そんなことは一切ありません。心配で悩むようなら、相手先を気にかける丁寧で優しい言い方と、荷物に問題は無かったかと気遣うことで、返って良い印象を受けるはずです。

メールはいつでもどこでも送る事が出来て、空き時間に対応することができますが、多くのメールに埋もれたり、迷惑メールに振り分けられることも有ります。必ず見てもらえるコツは「件名」を内容が分かるようにすることですが、大切なメールを送った時には、電話一本入れることで解決することが出来ます。毎日たくさんのメールを受発信していると、大事なメールも見落とす可能性があります。件名を明確にすることで、内容がすぐにわかりますから、見落としや紛れ込みを防ぐことが出来るでしょう。

荷物の重要性がわかっているから到着の確認をしたいのであり、確認メールをしたからと言って失礼になる訳ではありません。不安や心配になっている場合は、確認メールで回答をいただく方が取引先を気遣っているとわかって良いのではないでしょうか。

３．確認メールを送るときに使えるフレーズ

取引先に荷物の到着を確認した時、失礼にならないか、どんなフレーズを使えば良いかと迷ってしまいます。無事に荷物が届いたかを確認したいのだから、素直なわかりやすい文章で、相手の立場に立った文章に気を付ければ、確認すること自体は悪いことでも失礼でもありません。

「〇日に発送していますが、受け取りの連絡がありません」と言われると、カチンなって不愉快になります。これを「〇日に発送させていただきましたが、無事にお手元に到着していますでしょうか」と言われると、「ハイ、連絡をせずに申し訳ありません」と返信したくなります。同じ確認メールでも、言い方ひとつで取引にまで影響してきますから、気をつけましょう。

荷物が届いているかの確認メールの文例

荷物が届いているかの確認メールの文例（１）

商品カタログやパンフレットは、印刷するまでに何度もデザイン変更や画像の編集、校正を繰り返して商品になります。商品を受け取った連絡と一緒に「良いモノが出来ました」とお褒めの言葉があれば、とても嬉しいのですが、受取連絡もないとモヤモヤとした気持ちが残ります。そんな状態のまま時間を過ごすのは勿体無い、荷物の受け取りが気になるならば確認メールを送ってスッキリとすれば良いのです。

荷物が届いているかの確認メールの文例（２）

商品が無事に到着していることがわかっていても、確認メールを送る事で丁寧な対応が伝わり、今後の仕事にも繋がるチャンスも膨らみます。メールの良いところをフルに使って、面前や電話で言いにくいことでも、確認や問い合わせなどにメールを使って仕事を円滑に進めていきましょう。