飲み会欠席のお詫びメールの文例

社会人になるとお酒のお付き合いも増え、上司やお客様からパーティーや飲み会のお誘いが来ますよね。せっかくのお誘いですが参加できない場合には、先方に欠席のお詫びのメールを送ることが大切です。

ここでは、上司やお客様宛に利用できる飲み会欠席のお詫びメールの例文をご紹介します。欠席お詫びメールの書き方やタイミングなどについてもお伝えしますので、メールでお断りをする時の参考にしてみてくださいね。

飲み会欠席のお詫びの書き方・マナー

まずは飲み会欠席のお詫びのメールを送るタイミングや、メール執筆のポイントなどについて説明していきます。上司やお客様に送るメールの参考にしてくださいね。

飲み会欠席のお詫びメールを送るタイミング

飲み会欠席のお詫びメールを送るタイミングとしては、欠席が分かった段階でできるだけ早く送ることが大切です。

飲み会やパーティーをまとめる幹事の方は、早めに会場をおさえるため、出席者の人数が分かっていた方が調整しやすくなります。また、パーティーや飲み会の席などではお土産を用意する可能性もありますので、参加できない場合は、なるべく早く連絡するようにしましょう。

欠席することをぼかさずにしっかり書く

せっかくのお誘いをお断りするのは、大変心苦しいものです。しかし「なるべく参加できるようにします」「もしかしたら予定が入るかもしれませんが、できるだけ参加します」など、出席か欠席かが不明瞭な文章は相手を困惑させるだけです。欠席が分かっている場合には、「欠席する」ということがしっかり伝わるように文章を作成しましょう。

お誘いに対する感謝とお詫びの文章を添える

欠席する旨はしっかりと伝えることが大切ですが、加えて、お誘いに対する感謝と欠席に対するお詫びの文章を添えることが大切です。お誘いに対する感謝は「お誘い頂き、ありがとうございます」「お誘い頂き、とても嬉しく思っています」などお礼を一言添えるようにします。

また、欠席に対するお詫びは「せっかくお誘い頂き申し訳ございませんが」「ぜひ参加させて頂きたいのですが」など、「本当は参加したいが、やむなく欠席になった」というニュアンスの言葉を添えて欠席を伝えるようにしましょう。

欠席の理由を詳細に書きすぎない

欠席のお詫びのメールをする時には、相手に欠席理由の詳細に伝えたくなるものです。しかし、欠席の理由は詳しく伝えれば伝えるほど言い訳がましく聞こえてしまいます。相手を不快にさせないためにも、欠席の理由をこと細かに説明することは控えましょう。

代わりに「別の予定が入ってしまいましたので、欠席させて頂きます」「急遽外せない仕事が入ってしまいました」など、大まかな概要だけを簡単に伝えるようにします。ただし、不参加の理由を聞かれた時には、詳細を説明しても構いません。

飲み会欠席のお詫びの文例

それでは、実際に飲み会欠席のお詫びの文例集をご紹介します。上司やお客様などに飲み会欠席を伝える文例をお伝えするので、参考にしてくださいね。

飲み会欠席のお詫びのメール文例

しっかりお断りしつつ、次は参加したいという意思を伝える：欠席お詫びのメールの場合には、誘っていただいたことに感謝しつつ、出席できないことを残念に思っているというニュアンスを加えてお断りすることが大切です。また、次回の誘いを楽しみにしているということも文章に添えておけば、角が立つこともなく次回も誘いやすくなります。自社の飲み会で以降も誘ってほしくない場合などには、次回参加希望の旨は書かずに「みなさんで楽しんできてください」などと添えておくと、次回以降お誘いを控えてくれる可能性があります。

飲み会当日欠席のお詫びのメール文例

当日キャンセルという旨をしっかり伝える：当日のキャンセルは以前に分かっていた場合よりも、お誘いいただいた方に迷惑をかける行為です。会場に電話をして人数の調整をしてもらう手間などがありますので、しっかりとお詫びの文を添えて当日キャンセルを伝えましょう。出席か欠席か分からないような曖昧な文章は厳禁です。