請求ミスのお詫びメールの文例

請求書を送付した際に、請求書の金額など記入事項の誤りを指摘されたことはないでしょうか。お金に関する誤りはとりわけデリケートな問題です。ビジネスでは信用にかかわるため、絶対に間違いがあってはなりません。

しかし、どれほどよく確認しても、完璧と思われるチェック体制を構築しても、間違いは起こる可能性があります。万が一、顧客から請求書のミスに関する連絡を受けた場合は迅速かつ丁寧に対応するのが基本。今回は、請求書の誤りに関するお詫びメールの書き方や文例についてご紹介します。

請求ミスのお詫びメールの書き方・マナー

まずは、請求ミスのお詫びメールを書くときに心がけておきたいマナーや書き方についてお伝えします。

まずは請求書のミスを確認しよう

顧客から請求書の誤りを指摘されたとき、第一に何をするべきでしょうか。お詫びをする前に、顧客が訴える内容が正しいかどうか、請求書に間違いがあるかどうかを確認するのが先決です。顧客がミスを指摘しているからといって、必ずしも間違いがあるとは限りません。請求書の内容を再度吟味し、本当に誤りがあるのかどうかを確認しましょう。

お詫びは迅速に対応する

請求書が間違っていた場合は、当然、謝罪をしなければいけません。対応が後手に回ってしまうと、さらに印象が悪くなる恐れがあります。請求書の誤りが見つかった場合は速やかに謝罪の意を述べ、対応することが重要です。

今後の対応を明記する

お金の問題はだれしもシビアなものです。特に請求額の相違などの場合は、相手に不信感を持たれてしまいます。お詫びの言葉はもちろん大切ですが、事後処理に関しても、いつどのように対応するのか明確に記載しましょう。この事後処理についても、スピードと丁寧さが大事なのは言うまでもありません。

しかし、焦って対応してしまうと、さらに間違いを重ねる危険があります。請求書の間違いは重大な問題であることを肝に銘じ、ダブルチェックを行うなどの正確な対応が必要です

数字はすべて明確に表記する

請求書は、請求金額に関して明確に書くことは当然です。その際に、日付や伝票番号など、請求項目を具体的かつ簡潔に、関連する数字もしっかりと明記しましょう。また、新たな間違いや勘違いが生まれないよう、伝票内容の詳細についても記載しましょう。

同様のミスを繰り返さないための方策も考える

今後の対応策を明記することで、より一層誠意が伝わります。真摯にお詫びし、事後処理法を伝えることも大切ですが、今後、同様のミスが発生しないための改善策を伝えることは、メッセージに深みを持たせます。

請求ミスのお詫びメールの文例

つづいては、請求書のミスが発覚したときのお詫びメールの文例をご紹介します。

請求ミスのお詫びメールの文例（経理上のミスの場合）

請求ミスのお詫びメールの文例（金額ミスの場合）

今後の関係を保つためにも、必要事項は詳細かつ丁寧に：メールの文面では、（１）冒頭でお詫びの言葉を伝えること、（２）修正した請求書を送る旨を伝えること、また、（３）二度と請求ミスが起こらないように徹底することを相手に伝えましょう。この３項目は、お詫びメールを送るときに非常に大切なことです。また、さまざまな業務をこなしていくうえで完璧を求められるのは当然ですが、ミスをゼロにするのは非常に難しいことといえます。間違いをしてしまったら、迅速にお詫びの気持ちを伝え、事後処理を完璧にこなすようにしましょう。