会社説明会遅刻のお詫びメールの文例

会社説明会当日、体調が悪くなってしまったり、交通機関が麻痺して大幅に遅れてしまったりと、諸事情により遅刻してしまうこともあるはず。様々な事態を想定し、時間にゆとりを持って早めに自宅を出るのが基本ですが、大学はもちろん、就職活動やアルバイトなどでスケジュールが多忙になると、第一志望の会社の企業説明会に遅刻してしまうことも。そんなときはお詫びメールを送るのがマナー。

今回は、会社説明会に遅刻する際に送るお詫びメールの文例をご紹介します。謝罪メールの書き方やマナーについてもお伝えするので、就活生の皆さんは参考にしてくださいね。

会社説明会遅刻のお詫びメールの書き方・マナー
会社説明会遅刻のお詫びメールの文例

会社説明会遅刻のお詫びメールの書き方・マナー

会社説明会は会社側からのお誘いを受けて出席するものではありません。就職希望者がこの会社に入りたい、という熱意を持ってエントリーする自己申告制の就活イベントです。自分から申し込んだ会社説明会に遅刻してしまうことは、相手の会社に対して失礼。

志望する会社のことを事前に勉強し、面接や採用試験に生かしたい…そう思って申し込んだはずの説明会が、遅刻してしまってはむしろマイナスとなり、悪い印象を与える結果となります。従って、お詫びのメールを送るときには、様々な点に注意して相手の方にこれ以上失礼のないよう、丁寧なメールを作成して送るべきです。

遅刻すると思ったらすぐに送る

会社説明会の開催時刻に間に合わないと判断したら、なるべく早いタイミングでメールを送りましょう。遅刻の連絡メールは説明会の開催予定時間の前であればあるほどベター。

会社によっては説明会で定員制の業務体験コースを実施したり、商品やサービスの体験コースをおこなったりと、就活生に会社のことを理解してもらおうとイベントを企画している場合もあります。参加人数を制限した会社説明会の場合、司会進行の点からも直前の連絡では迷惑をかけてしまう恐れもあります。早めの連絡を心がけることが大切だと心得ておきましょう。

遅刻理由は簡潔に明記する

遅刻を申告する際、遅れる理由を添えることもマナーです。このとき注意しなければいけないことは、長ったらしい文章にならないよう、簡潔に書き記すことが大切です。悪い例を挙げてみます。

山手線東京方面の列車に乗っているところ、人身事故が発生した為、復旧に約３０分近くかかる見通しです。これにより会場への到着が開催時間を過ぎてしまいそうです

上述した文章は、就活生の状況は読み取りやすいのですが、遅刻に対する理由として無駄な情報が多すぎます。以下のように簡潔にまとめれば相手に状況が伝わりやすく、また言い訳がましい印象を与えることもありません。

現在乗車しているJR線が事故のため緊急停止し、開催予定時間に間に合いそうにありません

如何でしょう。後者の方がすっきりしていて読み手の頭にスッと入る内容となっているはずです。ビジネスメールのポイントは「相手に必要な情報のみ伝える」ということ。遅刻するときは気持ちが焦り、現状を全て伝えたくなります。その気持ちはわかりますが、企業とやり取りするときは、そこをグッとこらえ相手の方に必要な情報だけに絞り、理由を伝えるよう努めるべきです。

到着予想時刻を伝える

遅刻する旨を伝えた後は、到着予定時間を伝えましょう。ただ「遅刻します。申し訳ございません」という内容のメールを送っても、採用担当者としては「遅刻するのは仕方ないが何時に到着するのだろう？」「参加はできるのだろうか？」と困惑してしまいます。担当者を困らせない為にもメールの文面には到着予定時刻を伝えるべきです。

現在電車が復旧し向かっておりますが３０分程遅れが生じております。大変恐縮ですが、会場への到着予定時刻は１０時３０分頃になるかと存じます

といったように、具体的な時刻を示せば相手の方も予定を立て易くなります。また、大幅に開催時刻を過ぎてしまう場合には

予定時刻を大幅に過ぎてしまいますが、このまま伺っても宜しいでしょうか

と時刻は過ぎているが出席する意思があることを伝えるべきです。天候や公共交通機関の乱れ等、意図しない理由で遅刻せざるを得ない場合、会社側としても出席する熱意を汲んでくれることがあります。