トラブルのお詫びメールの文例集

仕事をしている以上、トラブルは常に隣り合わせの関係です。トラブルにはさまざまなタイプがあり、自分だけで解決できる軽微なものもあれば、お客様や社内の人々に多大な迷惑をかけてしまうようなものもあります。

トラブルを起こしてしまった場合、事態を収拾するためにも事後対応が非常に重要になるのですが、お詫びメールを適切に活用すると効果的です。お詫びメールは相手の怒りを和らげるクッションのような役割を果たすため、誠意を伝えるときに用いましょう。ここでは、トラブル発生により取引先や職場の人々に迷惑をかけてしまった時の対処法についてご紹介します。

お詫びのメールを送るのに適したタイミングや、お詫びメールに必ず入れたい内容のポイントなどについても解説していきますので、トラブルのお詫びメール送信時の参考にしてみてくださいね。

トラブルのお詫びメールの書き方・マナー

まずは、起こしてしまったトラブルに対する対応の手順やお詫びのタイミング、お詫びメールを送る時のポイントなどについて詳しく説明していきます。

とにかくスピード重視で対応すること

トラブルが発生した後のお詫びの対応に関しては、とにかくスピードが重視されます。トラブルを起こしたことに気づいたら、時間を置かず、すぐに相手に連絡しましょう。もちろん、お詫びメールは送信しますが、トラブルによって迷惑をかけてしまった相手に直接連絡をとることも大切です。

トラブルの内容が大きければ大きいほど、相手に誠意を込めて謝罪することが重要になります。また、トラブルによって迷惑をかけてしまった相手が大人数の場合には、まずは代表者の方に電話にて謝罪をしてから謝罪のメールをその他の人達にも送るようにしましょう。

謝罪の気持ちをしっかり表現する

トラブルのお詫びメールで一番大切なのは、文面に謝意をしっかりと表現することです。お詫びの気持ちを表現する言葉も下記のようにいくつかあります。

• 申し訳ございませんでした
• 失礼いたしました
• すみません
• お詫び申し上げます
• 大変申し訳ございません

また、メール本文の末尾では「二度と同じことは繰り返しません」という反省の意を込めた文章も添えておくと、誠意が伝わって効果的です。反省を表現する言葉にも下記のようなものがあります。

• 大変反省しております
• 猛省しております。
• 二度とこのようなことがないように肝に銘じます
• 二度とこのようなことがないようにいたします

これらの文章を組み合わせて、自分なりの謝罪と反省が伝わる文章を作ってみましょう。

必要であれば状況を説明する

謝意と反省の気持ちを文面に盛り込んだら、あとは必要に応じて状況の説明をします。状況の説明とは、「なぜこのような事態が起きてしまったのか？」「トラブルはいつ・どのように解決するのか？（したのか？）」ということ相手に伝えるということですが、あまりに詳細に書きすぎるのは言い訳がましく感じてしまいます。状況を説明する必要がある場合には、「分かりやすく」「簡潔に」を心がけてまとめるようにしましょう。

トラブルのお詫びメールの文例

それでは実際にトラブルお詫びの文例集をご紹介します。トラブルにより社内の人々やお客様に迷惑をかけてしまった時に使える文例を紹介しますので、参考にしてくださいね。

トラブルのお詫びメールの文例（システムトラブルの場合）

お詫びをしながらも問題を解消する：システムトラブル発生時は、できるだけ早い対応をとる必要がありますが、復旧がいつになるのかおおよその時間でも分かっていると先方も安心します。現在どのような状況なのか、あとどのくらいで問題が解決するのかを完結に説明するだけで、先方のトラブルに対するストレスを減らすことができるでしょう。

トラブルのお詫びメールの文例（納期延長の場合）

急いで対応しているという誠意を伝える：約束の納期に間に合わないなどのトラブルに見舞われた時には、とにかく最前を尽くしていることをしっかりアピールすることが大切です。また、お詫びのメールを送った後でも、正確な納期が判明するまでしっかりとサポートのメールを送るなどのアフターフォローをしていくことも心がけましょう。