面接日程の確認メール（返信）の書き方・文例

就活生にとって、慣れないビジネスメールのやり取りは難しく感じることでしょう。ビジネスメールには友人とのメールとは違い、気をつけないといけないマナーやルールがたくさんあります。

就職活動で面接官が見ているポイントは、面接での受け答えの内容だけではありません。履歴書の「字」や、身だしなみはもちろん、メールの文面などを総合的に勘案して、自社に必要な人材かどうかを見極めているのです。

つまり、採用担当者から送られてきた面接日程を確認するメールに返信するときは、面接が可能な日程を知らせるだけではなく、文面がビジネスメールの基本に則って明記されているのか、誤字や脱字はないか、マナーを理解しているかなどのポイントも見られているのです。

ここでは、面接日程の確認メールの返信の文例についてご紹介します。返信するときのメールの書き方や心がけておきたいマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

面接日程の確認メールの書き方

就活生の皆さんは、学生時代にビジネスメールを送る機会が殆どなかった筈です。本文を作成する前に、先ずはメールを返信するときの書き方やポイントについて理解しましょう。

１．件名の「Re:」は消さずにそのまま返信する

メールボックスの返信ボタンを押すと、新しく返信用メールのウィンドウが開き、その件名の冒頭には「Re:」が記されている状態となりますが、これは消去せず、そのまま送りましょう。

同じ用件についてメールのやり取りをするときは、この「Re:」をつけたまま返信を行うのが一般的です。覚えておきましょう。ただし、何度もメールのやりとりをしていると「Re:Re:Re:」と、どんどん「Re:」の数が増えていきます。件名のタイトル文が見えづらくなってきたら幾つか「Re:」を削除して、ひとつだけ残した状態に調整しても結構です。

２．採用担当者から送られてきたメール本文もそのまま送ろう

返信用のメールのウィンドウの本文には、これまで先方とやり取りした本文が引用されます。メールの設定により、過去のやりとりの引用をしない方法もありますが、通常、返信する際は過去の本文が引用された状態で送ります。返信メールでは、やり取りの経緯が分かるよう、引用された本文も残したまま返信するよう心掛けましょう。

３．挨拶文のあとに「感謝の言葉」を盛り込む

メール本文の書き出しは「お世話になっております」という挨拶から始めましょう。「お疲れ様です」や「こんにちは」「こんばんは」等はビジネスメールでは一般的ではないため、使用は控えます。また「お世話になってます」もいけません。語尾は必ず「〜なっております」と明記してください。

挨拶文を明記した後は、選考の機会を頂いたことへの感謝の言葉を書き添えます。「この度は面接日程のご連絡をいただき、誠に有難うございます」と丁寧に書きましょう。プライベートでのメールやラインのやり取りに慣れていると、「有難うございます！」と語尾に「！」マークを入れて感情表現したいところですが、ビジネスメールにおいてはNGです。その代わりに、「有難うございます」の前に「誠に」という表現を入れこちらの感謝の気持ちを伝えましょう。

４．状況に応じた返信をする

採用担当者から選考日程についていくつか提示があり、あなたの都合が良い日を返事する場合は「ご提示頂きました、下記日程で宜しくお願い致します」と書き、その下に伺う日時・場所を明記します。

先方から選考の日程について提示されたものの、都合が悪い場合はその旨を、理由を添えて明記するとともに、面接に伺える日程をいくつか提示しましょう。希望日を伝えるときは１日だけでなく、３～５つの候補日を挙げて、企業側の都合とうまく擦り合わせするべきです。

また、希望日は２～３日の日数を開けるのがマナー。翌日などの直前だと、すでに先方の予定が埋まっており再調整しなくてはなりません。社会人との日程調整をするときは、相手への配慮が大切です。

面接日程の確認メールの文例

つづいては、実際に採用担当から面接日程の確認メールへの返信を想定した文例をご紹介します。文例は、確認メールへの承認とお礼を伝えるパターンと、日程が合わなかったときの返信パターンを紹介します。

面接日程の確認メールの文例（承認とお礼を伝えるとき）

面接日程の確認メールの文例（日程変更を依頼するとき）

書くときのポイント：先方の予定で問題ないときは、承認の返事を伝えるとともに、面接日時・場所に関して確認の意味も込めて明記しておきましょう。また、日程変更を依頼するときは、上記の文例のように、面接に参加できる候補日の日時を箇条書きするのがビジネスメールの基本。このとき候補日は、相手の都合も考えて複数日提示しておくのがマナーです。

また、日程調整メールは送られてきてから素早く返信するのが鉄則です。なるべく２４時間以内に返信するよう心掛けて下さいね。