お誘いへの返信メールの書き方・文例集

ビジネスでは、相手との交流を図る目的やお祝い事などで、社内・社外を問わずさまざまなお誘いがあります。

職場の上司や先輩から飲みに誘われたり、社内飲み会・歓送迎会や忘年会などがあり、社外の場合は取引先の新製品発表会や創立記念イベントなど。

そんなお誘いに対して、メールで返事をする場合、どのように文面をまとめればよいのでしょうか。ここでは、お誘いへの返信メールの文例についてご紹介します。返事の書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

お誘いへの返信メールの書き方・マナー

１．誘われたら早めに返信するのがマナー

予定がはっきりしない場合、参加するかしないか、すぐに決めることが難しい状況のときもきっとあるはずです。特に、直近の話ではなく先の話なら尚更。しかし、誘う側にも予定があります。あなたの出欠の返答次第でスケジュールを調整する必要があることも。

お誘いを受けたら、参加・不参加にかかわらず、まずは返信することを心がけましょう。参加すべきか迷っている場合は、「他の予定と調整しており」「当日は遠方への出張となる可能性があり」などと理由を述べた上で「〇月〇日までには正式にお返事を致します」とまずは現状を伝えることが大切です。

２．出欠の返事ははっきり伝える

なんといっても大事なことは、出席するのか断るのかをはっきりさせることです。お誘いのメッセージをいただいた時点で予定が曖昧な場合もその旨を伝えましょう。返信せずに放置したり、どちらとも言えない返事をしたりするのは相手に失礼。

また、当日参加するつもりでも開始時刻までに到着できない場合や、早めに帰らなければいけない場合など、事前に予定がわかっているときはその旨も知らせておきましょう。幹事からすると状況が把握できるため、計画が立てやすくなります。

３．未確定事項が多いときはこちらからの提案もアリ

たとえば飲み会や会食へのお誘いのメールを受け取ったとき、飲み会の主旨や参加の出欠確認程度の記載しかなく、日時や場所がはっきり決まっていない場合があります。参加する意思を伝えたとしても、いつどこでやるのかをこれから決める段階だということもあるのではないでしょうか。

こうした漠然としたお誘いの場合は、具体的な日時や会食場所を提案するという方法もあります。「〇時に〇〇（居酒屋などお店の名前）でいかがでしょうか」などと書き記すのも、相手とのやり取りを最低限に抑えるために大切なことです。

４．返信メールで使えるフレーズ

お誘いの返信に用いる言葉には以下のようなフレーズがあります。飲み会の場合は、

• ぜひ、ご一緒させてください
• 是非ともお伴させてください
• 本日、所用があり参加できません

外部のイベントなどの場合は、

• 喜んで出席させていただきます
• ぜひとも参加させていただきたく存じます
• 誠に申し訳ありませんが、出張の日程と重なってしまい出席がかないません

特に、お誘いへの欠席やお断りをする場合は丁寧な表現を心がけて文面をまとめましょう。

お誘いへの返信メールの文例集

１．誘われて参加するときの返信メールの文例

飲み会に参加するメールを送りたいときは、取引先や上司に送る文例を紹介した「飲み会に参加するときのメールの文例３選」をご覧ください。

２．お誘いを受けたときの返信メールの文例（日程次第で参加する場合）

なお、波風を立てずに飲み会への参加を断りたい人は「飲み会欠席のお詫びメール」をご覧ください。

３．お誘いへの返信メールの文例（お誘いを断る場合）

誘ってくれた相手を不快にしない、その他の欠席理由を探したい人は下記の文例を参考にしてくださいね。

• 飲み会の出欠確認への返信メールの文例集
• 懇親会の出欠確認への返信メールの文例集
• 送別会の出欠確認への返信メールの文例集
• 同窓会の出欠確認への返信メールの文例集

時と場合に応じた臨機応変な対応を心がける：同じお誘いでも、相手が社内の同僚や上司の場合と、社外などの取引先の場合では返信の仕方を変えなくてはなりません。また、イベントや記念式典、パーティに誘われた場合と、会食や飲み会の場合とでも、返答の仕方は異なります。時と場合に応じて、臨機応変に対応することを心がけましょう。また、新宴会や忘年会など、自社の飲み会の場合は幹事さんの労をねぎらうことも忘れないようにしましょう。何事もまわりへの気遣いが大切です。