担当者変更メールに返信するときの文例

会社組織に属している限り、人事異動や配属先変更はあるものです。自分自身にも起こることですし、お世話になっている取引先の担当者が異動になることもあります。お世話になっている担当者の異動は、その後の仕事にも大きく影響してきますが、まずは今までのお礼や感謝の気持ちを伝えるようにしなければなりません。

どのような返信メールを送れば良いのか、ここでは担当者変更メールに返信するときの書き方やマナーをお伝えします。文例もご紹介するので参考にしてくださいね。

担当者変更メールに返信するときの書き方・マナー

人事異動によって取引先の担当者が変更になるメール連絡には、自分らしい言葉で心のこもった感謝の気持ちを伝えることが大切です。本来であれば電話や文章でお礼の言葉を述べるべきですが、異動を発表された前後は相手先も忙しくしていますから、メールで返信しても全く構いません。短すぎず長すぎない、礼儀正しく心のこもった文面を心掛けましょう。

返信メールは迅速に送ろう

担当者変更や異動の挨拶メールへの返信はできるだけ早く送るようにしましょう。異動による担当者変更の場合、先方は次の異動先での引継ぎなどもあり、返信メールを確認する時間的な余裕があまりない可能性があります。退職に伴う担当者変更の場合は、返信が遅れるとせっかく送ったメッセージを見ないままになってしまうこともあるでしょう。

相手との付き合い方が変わる節目のタイミングなので、遅くても担当者変更のメールを受け取った当日中には返信しましょう。

お世話になったお礼と今後の活躍を祈る言葉を添える

担当者変更メールへの返信内容は以下の３つの項目を必ず盛り込みましょう。

• 異動の挨拶をいただいたことへのお礼
• 担当者として在任中にお世話になったことへのお礼
• 異動先の新天地での活躍を祈念する言葉

これらは儀礼的な内容ですが、前任者との過去のエピソードを挙げて文面をまとめると感謝の気持ちが伝わる、温かいメッセージとなります。

相手に合わせて感謝の気持ちは具体的に

形式的な文面だけでまとめると、気持ちを込めたつもりでも相手には伝わりません。取引先の担当者として経験したエピソードなどを添えることで、共有できる話題を通じた思いが伝わります。今後の関係が途絶える訳では無く、引き継ぐ担当者を通じてお互いを知ることもありますから、一文でもいいのであなたの想いを込めたメッセージを添えましょう。

担当者変更メールに返信するときの文例

ビジネスメールの一つでもある担当者変更や異動の挨拶メールへの返信も、書き方やコツを覚えることで、相手が異動したとしても良い印象を持って次の担当者に引き継がれます。お礼と感謝の気持ちを自分の言葉で表現することで、相手にもその気持ちは伝わります。

担当者変更の挨拶メールが届いたら、長すぎない簡潔な文章を心がけて、メールを返信しましょう。

担当者変更メールに返信するときの文例（１）

担当者変更の挨拶メールが届いたら出来るだけ早く返信するのが基本。返信内容は温かみのある文面にまとめましょう。短い返信メールであっても、これまでのお礼と自分らしいメッセージ、今後の活躍を祈ることと引き続きお付き合い頂きたい旨の内容を簡潔に明記すると喜ばれます。形式的な文面だと寂しい印象を与えてしまうので、相手との思い出深いエピソードを簡潔に一文で書き添えましょう。

なお、退職による担当者変更の挨拶メールが届いたときは「退職の挨拶への返信メール」をご覧ください。産休による担当変更の挨拶メールへは「産休の挨拶への返信メールの書き方」を参考にしてくださいね。

担当者変更メールに返信するときの文例（２）

相手に感謝の言葉を伝える時は、具体的なエピソードを添えて気持ちを伝えます。自分らしい文面とは、自分と相手との取引で起こった共通する内容を書くこと。心に残った出来事を挙げて感謝の意を述べることで、相手の心に響く返信メールになります。