納期延期の依頼への返信メールの書き方・文例集

何事も予定通りに物事が進めばそれに越したことはありませんが、そうはいかないのが現実です。取引先から納期延長の申し出があった場合は、受け入れるか別の方法を考えるか、思案し、早めに回答しなければなりません。

また、納期延長を「承諾」する場合でも、次回の納期をきっちりと定めることは勿論、以後同じことが起こらないよう対処してもらう必要もあります。なし崩し的な対応にならないためにも、納期延長を承諾するときは厳しい対応をしなくてはならないことも。

ここでは、納期延長の依頼への返信メールの文例についてお伝えします。承諾するときの返信メールの書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

納期延期の依頼への返信メールの書き方

１．延長後の納期は厳守をお願いする一文を

トラブルや諸事情により、納期が遅れることもあるでしょう。早い段階で納期の延長を求めてきたときは、場合によっては調整も可能だと思いますが、直前に問題が起きてしまい、急な対応を迫られるようなことが続けば、企業として取引自体を打ち切ることも検討しなくてはなりません。自社が最終納品先ならまだしも、次に納品するエンドクライアントがいる場合は尚更です。納品延期の申し出があった際には、次回の納期を明確に定め、厳守してもらうように伝えることが大切です。

２．延長後の納期にも間に合わない場合、如何に対処するか伝える

取引額が大きければ大きいほど、納品遅れにより迷惑をかけてしまう相手は増えてしまいます。また、金銭的な損害が大きくなる可能性もあるでしょう。同じミスを繰り返させないためにも、厳しい言葉を書き記すことも必要です。

場合によっては、「損害賠償請求」など、法的手段に打って出る可能性がある旨を明記しておき、危機感を与えることも必要。実際に損害を被る対象が増えれば増えるほど、単なる納期遅れではなく、信用問題に発展してしまいます。必要に応じて強めの対応をしましょう。

納期延期の依頼への返信メールの文例集

納期延期の依頼への返信メールの文例（１）

納期延期の依頼への返信メールの文例（２）

納期延期の依頼への返信メールの文例（３）

必要に応じて厳しく対応することも大切：納期の遅れは経営に打撃を与えます。そのため、納期延長の承諾をする場合、単に了承して終わるのではなく、時には厳しい文言を用いる必要もあるでしょう。次回以降の納期の遅れを防ぐためにも、法的措置をとらざるを得ない理由を書き記し、納期を厳守してもらうようにしましょう。