取引先から値下げの要望があり、それを承諾するときは伝え方に気をつけないと、誤解を生んだり、また安易に値引き交渉をされてしまったりします。今後も取引先と良い関係を保つためにも、伝えるべきことははっきりと述べることが大切。
ここでは、値引き・値下げ依頼を承諾するときの返信メールの文例をご紹介します。返信メールの書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。
目次
値引き依頼を承諾する返信メールの書き方
1.冒頭では謝辞を書き記す
値引きは自社にとって利益を圧迫するもの。しかし、相手は取引先でありお客様。相手も伝えづらいことですが、社内の事情を考慮し、意を決し相談してきたはずです。相手の要望への回答をする前に、まずはメールの冒頭には謝辞をいれて日頃の感謝の気持ちを伝えるのがマナー。続いて、値引きへの回答を明記していきます。
2.どこまで承諾するのかはっきりさせる
取引先の提示してきた値引き金額を、完全に承諾するのか部分的に承諾するのか、その範囲をはっきり明記しましょう。たとえば、下記のような条件付きの値下げもあります。
- 〇箱以上ご購入の場合は〇%引き
- 10セット以上購入の場合、1セットにつき100円引き
要望通り受ける場合は「満額での回答」「ご要望通りの金額」などのフレーズを用いて誤解を与えないように注意しましょう。
3.条件的にきつい場合は、その旨も記載する
値引きの要請があっても、条件が厳しく、素直に応じることができない場合もあるでしょう。しかし、取引歴が長かったり、注文個数が多かったりする場合は、採算度外視で値引きの提示額をのむ場合もあるはず。こうした場合は原料費の高騰や人件費の問題など、理由を書き記し、「特別に今回だけ」ということをアピールするのも必要です。苦渋の決断であることを伝えておくと、今後更に無理な要求がこないための予防線となるでしょう。
値引き依頼を承諾する返信メールの文例集
値引き依頼を承諾する返信メールの文例(1)
件名:値引きの件について 株式会社〇〇〇〇 平素より格別のお引き立てを賜り さて、〇月〇日にご連絡いただきました 今回は半期に一度のセール向け商品ということで、 弊社と致しましてもお受けできるギリギリの価格となっておりますこと、 また、値下げのご協力により購入数量を増やしていただけるとのお話、 値引き可能となりましたので、具体的な注文数量につきまして、 引き続き何卒宜しくお願い申し上げます。 ==================== |
なお、値下げ交渉を断りたいときは「値下げ交渉への返信メール」をご覧ください。
値引き依頼を承諾する返信メールの文例(2)
件名:〇〇の値引きの件について 株式会社〇〇〇〇 平素より大変お世話になっております。 さて、先日お申し出のありました、 この度、社内で慎重に検討した結果、 ただし、原材料費の高騰もあることから、 また今回の値下げの件につきましては、 何卒宜しくお願い申し上げます。 ==================== |
値引き依頼を承諾する返信メール(3)
件名:〇〇の値引きご依頼の件 株式会社〇〇〇〇 平素より大変お世話になっております。 〇月〇日付のメールでご要望頂いておりました 貴社には長年にわたり一方ならぬご高配を賜ると同時に、 弊社でも出来得る限り協力させていただきます。 何卒宜しくお願い申し上げます。 ==================== |
値引きの条件がある場合は明確に記載する:値引き交渉があった場合、先方の意見をすべて飲む「完全承諾」と一部の条件をのむ「部分承諾」があります。いずれにしろ、メール内で値引きの内容を再提示し、確認をする必要があります。とくにパーセンテージによる値引きなどの場合は、双方に誤解が生じないように承諾内容をはっきりと提示しましょう。場合によっては別途ファイルを添付します。