飲み会の出欠の返事をするときの返信メールの文例

飲み会は所属部署の親睦会からサークル仲間、取引先を含む懇親会など様々な形式で開かれます。飲み会の出欠を確認するメールが届いたら、その日の内に、出欠が決められない時でも案内を受け取ったことを伝える返信メールを送りましょう。

幹事になっている人は、返信のないまま出欠が分からないのが一番困ってしまいます。相手の立場を思いやる気持ちで、必ず返信するようにしましょう。

ここでは飲み会の出欠の返事を送るときの文例をご紹介します。返信メールの書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

飲み会の出欠の返事をするときの返信メールの書き方

まずは、飲み会への出欠の返事を送るときの返信メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

返信メールでは案内を受け取ったことを伝えよう

飲み会は出席者の人数によって、参加費や料理の手配も、開催場所も変更が必要になります。

幹事の立場であれば、早く出席者を確定して手配を前に進めたいものですが、返事が来ないと飲み会の案内メールを確認してくれているかも分かりません。場合によっては返事を催促するメール送信が必要になるなど、余計な手間を掛けざるを得ません。

飲み会の案内メールを受け取ったら、出欠の意志表示を早めに伝えるのが基本。その場で決められない場合は「〇日までに返事します」など、案内は見たけど出欠は後日連絡することを伝えましょう。

飲み会の幹事に感謝の「ありがとう」を伝えよう

通常の業務をこなしながら、飲み会の幹事として宴会場所の予約や出欠確認をしなければならないので、大変忙しく面倒な仕事を請け負っていることになります。その幹事に対して、出欠案内をもらったことに感謝の気持ちを伝えましょう。感謝されることで、幹事は苦労が報われた気持ちになります。

欠席するときや返事を待ってほしい場合は一言理由を書き添えよう

幹事はできるだけ早く出席者の取りまとめをしたいと考えています。出席するときはいいのですが、欠席する場合やすぐに答えを出せない場合は「取引先との食事会の予定」「家族の具合が悪いので相談してから返事をする」など、一言理由を書き添えることで幹事の出欠確認はスムーズにもれなく進めることが出来ます。無理して出席する必要は無いので、無理ならば無理で意思表示をしましょう。

飲み会の出欠の返事をするときの返信メールの文例

飲み会への出欠確認ですから、一言「出席します」「行けません」だけでも用は済みますが、何とも心無いさみしい返信になってしまいます。

飲み会の出欠への返信メールもビジネスの一環です。せめて、「ご案内いただきました。ありがとうございます。」くらいは書きたいものです。これが社外であれば、このような一言メールは送らないはずです。社内でも同じ、ビジネスマナーを守って気持ち良く受け取れるメールを送りましょう。

飲み会の出欠メールに返信するときの文例（出席する場合）

幹事に感謝の気持ちを伝えよう：スケジュールの確認が出来ていて出席が可能な場合は、メールを受け取ったらできるだけ早く返信メールを送りましょう。長々と余分なことを書く必要はありませんが、幹事を務めてくれている相手に感謝の言葉と、余裕があれば「手伝う」といった気遣いある言葉を添えることで、忙しい幹事の気持ちは救われるものです。飲み会の出欠メールは、出欠を確認することが目的なので、返信も簡潔に短い文章で的確に書き記しましょう。

飲み会の出欠メールに返信するときの文例（調整中の場合）

出欠返事の期日を伝えておく：別の予定が入っている場合、飲み会の出欠を即時に応えられないことも有るでしょう。そんな時でも一旦は返信して状況を伝えるのがマナーです。メールを受け取ったことを知らせて、後で出欠の返事を連絡することを伝えましょう。

飲み会の参加対象者の数にもよりますが、日程が差し迫っている場合や、人数が多い場合は、できるだけ早く参加人数を確定させたいというのが幹事の本音です。幹事の気持ちを汲んで、早く連絡することを心がけましょう。

飲み会の出欠メールに返信するときの文例（欠席の場合）

欠席する旨をはっきり伝える：飲み会への参加を断るのは、若手社員であればきっと伝えづらいはずです。しかしながら曖昧な書き方をすると、幹事としては出席か欠席なのかが理解できず困惑してしまいます。欠席理由を具体的に明記する必要はないので、簡潔に一文で書き記す程度に留めておき、例文のように「次回は是非出席させて頂きます」などの言葉で締めくくると良いでしょう。