幹事のお礼メールへの返信の文例

飲み会や交流会で幹事を務めたあと、参加した上司や取引先からお礼のメールが届くことがあります。相手は忙しい中、時間を割いてあなたを労うメールを送ってくれているため、返信するときは先方に感謝の気持ちが伝わる温かみのある文面を送りたいものです。

ここでは、幹事のお礼メールを受け取ったあとに返信するときの文例をご紹介します。返信メールの書き方やマナーもお伝えするので参考にしてくださいね。

幹事のお礼メールに返信するときの書き方・マナー

幹事であるあなたに参加者からお礼メールが送られてきたら、早めに返信するのがマナーです。当日中の返信を心がけましょう。それ以外の注意すべきポイントは以下の６つです。

１．件名は変えずに「Re:」をつけたまま返信しよう

飲み会の参加者からあなたに、幹事を務めてくれたことを労うお礼メールが届いたら、返信メールの件名は「Re:」を付けてそのまま返しましょう。先方から送られてきたメールの件名が「幹事のお礼」であれば、「Re:幹事のお礼」のまま送信します。

ビジネスメールは、同じ用件のやり取りをする際は、件名を変えないのがマナー。手を加える必要はないので覚えておきましょう。

２．メール本文冒頭では宛名を記載する

携帯のメールやラインでのやり取りと違って、ビジネスメールでは返信するとき、都度、宛名を明記します。相手への敬意を表す意味合いがあることから、省略したりせず正式名称を書き添えましょう。

特に、取引先など社外の人に返信する場合は、必ず宛名を記載してメールを送らなければいけません。社名、所属部署名、役職名についても記載しましょう。また、上司から幹事を労うメールが送られてきた場合も宛名は記載するべきです。社内の人に対する宛名の書き方は「上司の名前＋役職名」か「部署名＋上司の名前＋役職名」が一般的。

◎取引先に宛てる場合
株式会社〇〇〇〇
管理部　部長
〇〇　〇〇　様

◎上司に宛てる場合
業務部
〇〇課長

上司に宛てる場合、「様」は必要ありません。「役職名＋様（敬称）」は二重敬語になるので注意しましょう。また、役職のない方に送る場合は、名前の後に「〜さん」をつけます。

３．挨拶の書き出し

宛名を書いたら次は挨拶文を明記します。

取引先に返信する場合は「いつも大変お世話になっております」、社内の人に送る場合は「お疲れ様です」としましょう。

若手社員の人にありがちな間違いは「ご苦労様です」という挨拶文を上司に用いてしまうこと。「ご苦労様です」は目上の人が目下の人にかける言葉なので失礼な印象を与えてしまいます。返信先が部下や後輩でしたら問題ないですが、上司に返信するときは絶対に使用してはいけません。

４．返信時に伝えるべきお礼の言葉

返信するときは、メール本文に以下の2つの礼を明記しましょう。

• 飲み会に参加して頂いたことに対するお礼
• 幹事の自分に労いのメールを送ってくれたことに対する感謝の言葉

飲み会参加のお礼文は「先日はご多忙にも関わらず、弊社主催の交流会にご参加頂き、誠に有難うございます」と簡潔に明記します。幹事を労うお礼メールに対しては「ご丁寧にメールまで頂き、誠に恐縮です」と謙虚な気持ちを表すと良いでしょう。

５．参加者に迷惑を掛けたときは幹事として配慮ある一文を

飲み会で至らない点があった場合は、お詫びの文章を盛り込みましょう。幹事がお詫びするときのありがちな内容を文例で以下にご紹介します。

• 参加者が大人数だったため、食事の手配が遅れてしまい誠に申し訳ございません
• しっかりとした挨拶が出来ず、申し訳ございません
• 帰りのお車の手配が行き届かず、誠に申し訳ございません

先方は気にしていないかもしれませんが、想定外のハプニングが起こって会の進行が遅れたなどの迷惑をかけてしまった場合は、メールでも改めてお詫びする配慮が大切です。

６．飲み会での感想を述べる

お礼メールに返信するとき、ありきたりな定型文でまとめてしまうと冷淡な印象を与えます。先方の気遣いに応えるためにも、温かみのあるメールで返信したいものです。

効果的な方法として、文面には飲み会の場での相手の印象や、会話の内容、共に過ごした時間についてコメントを明記すると良いでしょう。

幹事のお礼メールに返信するときの文例

つづいては、参加者からお礼メールが届いたときに返信する際のメールの文例を紹介します。文例は、取引先に返信するパターンと、上司に返信するパターンの２つです。

幹事のお礼への返信メールの文例（取引先に宛てる場合）

幹事のお礼への返信メールの文例（上司に宛てる場合）

書くときのポイント：文例は以下の流れで書くと、相手に気持ちが伝わります。

• 宛名
• 挨拶文
• 飲み会に参加して頂いたことへのお礼
• 先方のお礼メールに謙遜する言葉
• 会場での出来事・感想（幹事として至らぬ点があればお詫びの言葉）
• 次回開催時も出席を願う言葉
• 結びの挨拶

「飲み会に参加して頂いたことへのお礼」「先方のお礼メールに謙遜する言葉」を伝えるのは幹事としてのマナー。必ず明記しましょう。定型文だけで構成された文面は淡白な印象を与えてしまいます。飲み会の場での先方との会話や出来事があれば、短くて結構ですのでなるべく記載するよう心掛けましょう。