注文への返信メールの書き方・文例集

お客様から注文をいただいたら、返信メールを送るのは基本中の基本。しかし、どのように文面をまとめればよいか迷ってしまう人も多いのではないでしょうか。返信メールの文面次第で、お客様との関係性は大きく変わってきます。

ここでは、注文への返信メールの文例についてご紹介します。返答メールの書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

注文に対する返信メールの書き方・マナー

１．注文への返信メールの構成

注文していただいたお客様への返信は、その商品やサービス内容により、記載事項が異なります。しかし、伝えるべき要素は概ね変わりません。下記に返信メール本文の構成を示します。

• 宛名：注文して頂いたお客様の会社名・部署名・役職・氏名
• 書き出しの挨拶：平素より大変お世話になっております
• 注文へのお礼：この度は〇〇をご注文いただきありがとうございます
  ※必要に応じて注文内容を明記する
• 出荷状況（配送予定日）：発送日・納品日の日付を通知
• 不明な点・質問への対応：ご質問やご要望などございましたら△△までお気軽にご相談くださいませ
• 結びの挨拶：何卒宜しくお願い申し上げます

具体的な文面は、下記記載の文例を参考にしてくださいね。

２．注文へのお礼の気持ちを伝えよう

返信メールを送る一番の目的は、感謝の言葉を伝えることに他なりません。メールの文面は淡白な印象を与えてしまいがちですが、購入していただいたことに対して、心からのお礼の気持ちを書き記すことにより、温かみのある文面になります。

３．発着日が遅れる場合はその旨も明記する

注文の入った商品が人気により品切れの状態になっている場合は、すぐに返信してその旨を伝える必要があります。また、在庫の状況により発送日が遅くなってしまう場合は、その旨も漏れなく記載しましょう。次の入荷日が決まっているときは日付も伝えるなど、お客様の立場に立つことを心がけて、常にわかりやすいメッセージを心がけましょう。

４．質問や要望がしやすいように心がける

お客様が商品に対して何か聞きたいことがあったり、配送に関して日時の指定を希望したりしている可能性があります。不明な点や要望など、気になる点を質問できるように配慮することも大切。「配送や商品に関するご質問やご要望などございましたらお気軽にお尋ねくださいませ」などの一文を明記しておき、誠実に対応することを伝えましょう。

５．質問への対応はスピード命

質問への対応の早さは、顧客満足度にも影響します。特に、ビジネスメールは迅速な対応が信頼へと結びつきます。お客様が質問をしてきた場合はなるべく早めに返信するようにしましょう。

もしも、すぐに返事ができないような問い合わせがあった場合は「確認が取れ次第、改めてご連絡をさせていただきますので、今しばらくお待ちいただければ幸いです」などのメッセージを早めに返信しておきましょう。時間を空けてしまうと、先方の不満につながります。

注文に対する返信メールの文例

１．注文への返信メールの文例

２．注文への返答メールの文例

３．注文への返信メールの文例

次回につなげるメールを書こう：注文に対する返答メールは、単なる返信で終わらせてはいけません。感謝の気持ちを伝えるとともに、今回の注文に対しても最後まで丁寧に対応する旨を書き記し、次の取引につなげるためのメールと位置付けましょう。

また、質問や不明な点にも気軽に答える旨の一文を添えて、お客様とのコミュニケーションを図る手段として活用することが大切。購入したら終わりではなく、次回につなげるために丁寧な対応を心がけましょう。