内定式の案内への返信メールの書き方・文例

懸命の就職活動の末、志望先の企業から内定を頂いたのち、担当者から内定式の案内メールが送られてきたときの書き方をご紹介します。

現在、内定式を行わない会社もありますが、世の中大半の会社が内定式や内定懇親会を行なっています。内定式の連絡は電話かメールで行われるのが一般的。メールで返答する場合はビジネスメールを正しく使いこなせなければなりません。

メールの相手はこれから働こうとしている企業の担当者。その方に家族や友人に送るようなフランクなメールで返信するわけにはいきません。メールのやり取りは社会人になるための予行練習だと思い、ビジネスメールの用語や言葉遣いを用いて返信するべきです。

ここでは内定式の案内への返信メールの文例をご紹介します。参加・欠席・保留の返信方法はもちろん、書くときの注意点もお伝えするので参考にしてくださいね。

内定式の案内への返信メールの書き方・マナー

１．早めの返信を心がけよう

就職先の企業から内定式の連絡が来たときは、なるべく早めの返信を心掛けましょう。時間の目安は24時間以内だと思ってください。事情により24時間以内に返信できなかったときには返信メールに「返信が遅れ、申し訳ございません」と一言謝罪の文章を入れましょう。参加・不参加がまだ決まっていない場合でも、現時点では返事ができない旨の報告を一旦は入れておきましょう。

２．件名は変えずにそのまま送る

採用担当者から送られてきたメールの件名は変えずにそのまま送りましょう。返信の際、件名に自動的追記される「Re:」も消さずに返信するのがマナー。ビジネスメールは用件が変わらない限り、最初に送られてきた件名を変えずやり取りするのが一般的となります。慣れないうちは「Re:」を付けたまま返信してしまうと失礼なのでは…と不安になるかもしれませんがそのまま返信することが正しい返信方法となります。

３．基本は「参加」の返答を

内定式は企業で働く前の通過儀式のようなもの。多くの企業では内定式が執り行われる日程は10月1日です。他の予定が入っていたとしても、基本は内定式を優先させましょう。ただし、身内に不幸があったり、大学での単位取得にかかわる授業があったりと、欠席せざるを得ないときもあります。その場合、欠席の理由をしっかり伝え、入社前から企業との間にしこりが生まれないよう誠実に対応することが大切です。

内定式の案内への返信メールの文例集

つづいては、内定式の案内への返信メールの文例を紹介していきます。内定式に関わらず担当者から送られてくる他の案内にも応用できる文例となっております。是非ご参考ください。

内定式の案内への返信メールの文例（参加する場合）

参加できる場合の注意点：内定式の案内が来た場合、すぐにスケジュールを確認し、参加が可能な場合は案内メールに対する感謝の言葉とともに「○月○日の内定式ですが、是非出席させて頂きます」などと出席する意向を明確に伝えてください。このとき、送られてきた内定式の日程を入れることにより、日程を間違いなく理解していることを伝えることができます。焦ってメールを読むと、日付や曜日等大切な部分を読み違うことがあります。こう言ったミスを無くす為にも内定式日程を盛り込んで返信メールを送るよう心掛けてください。

内定式への返信メールの文例（欠席する場合）

参加できない場合の注意点：せっかく内定式の案内が来ても、大学の発表会や法事等と日程が重複した場合、欠席の通知をしなければいけません。「〇月〇日の内定式ですが、大学の研究発表会と日が重なっている為、出席することができません。大学の卒業単位に関わる重要な発表会となる為、誠に残念ですが今回の内定式は欠席させて頂きます」というように、欠席できない理由を簡潔に述べて欠席する旨を伝えましょう。

送られてきた案内をお断りするときには、「誠に残念ですが」や「誠に申し訳ございませんが」、「恐縮ですが」といった言葉を前に置くことで、読み手により丁寧な印象を与えることができます。

内定式への返信メールの文例（保留にする場合）

保留にする際の注意点：内定式の日程に仮の予定が入っており、参加できるか分からない場合には一旦時間を頂いて返答を保留してもらう必要があります。その際は「ご案内頂きました内定会の日程ですが、現在仮の予定が入っており、〇月〇日にそちらの正式な日程が明らかになります。大変申し訳ございませんがその日までお時間いただけますでしょうか」というような内容の文章で返信し、予定日まで返答を待ってもらうようお願いしましょう。待って頂ける場合は、予定が明らかになり次第、参加・不参加のメールを迅速に送ってください。その際は「大変お時間頂き申し訳ございません」等、謝罪の言葉を盛り込むべきです。