会社説明会欠席のお詫びメールの文例

就職活動をする際、志望する会社や興味を持った会社があれば、企業が主催する会社説明会に参加することがあります。会社の雰囲気を掴むためには会社説明会に出席することが手っ取り早い手段でしょう。

しかし、急用ができてしまい、出席できなくなってしまった…ということも可能性としては十分あり得えます。参加したい気持はあるけれど、それを許さない状況に陥ってしまった、そんなときは残念ですがその会社説明会は欠席しなくてはいけません。

会社説明会は自ら志願して申し込み、先方と約束してようやく出席できるもの。自分から申し込みを入れておいて断る…これはなかなか失礼なことです。しかし、ここで何も連絡を入れずに欠席するべきか、それとも連絡を入れて欠席するべきか？常識のある方は勿論お分かりですよね。

一般的には後者の「連絡を入れて欠席する」が正解となります。メールで送りづらい内容かもしれませんが、連絡なしに無断欠席するよりは遥かにましです。

こちらでは会社説明会を欠席する際のお詫びメールの文例について紹介します。仕方のない状況というものは突然訪れるもの。丁寧なメールを送れば相手の方もきっと理解してくれる筈ですよ。

会社説明会欠席のお詫びメールの書き方・マナー
会社説明会欠席のお詫びメールの文例

会社説明会欠席のお詫びメールの書き方・マナー

自分から申し込んだ会社説明会を欠席しなければいけない。後ろめたさはかなり大きいと思いますが、お詫びメールでは欠席する旨を分かりやすく、しっかりと伝えなければいけません。メールを作成するときのポイントは以下の３点です。

タイミング
理由を簡潔に述べる
お詫びの言葉

これらをバランス良く盛り込み、メールを作成していきましょう。

お詫びメールを送るタイミング

会社説明会の欠席を知らせるメールは、欠席しなければならないことが分かったら、なるべく早いタイミングで送りましょう。特に、当日発覚した場合はスピードが命です。

会社説明会は開催する会社側でパンフレットや資料、ノベルティグッズ等を用意してくれている場合があります。人数分に差異が生じた場合は、更に先方に迷惑をかけてしまうため、連絡は早いに越したことはありません。

理由を簡潔に述べる

自分から申し込んだ会社説明会ですから、欠席しなければいけない理由を盛り込むことも重要です。会社説明会を欠席する際には、欠席せざるを得ない明確な理由があるはずですから、その理由をしっかりと述べるべきでしょう。

天候や災害、交通機関の停止、体調…等々の理由でしたらメールを読む相手の方も納得せざるを得ません。万が一、説明会に申し込んでから開催される当日までの間に、別の会社に内定が決まってしまった、他の会社説明会に参加することになった場合など、相手に伝えづらい理由で欠席する際には「一身上の都合により」という言い回しを使えば担当者の方も察してくれる筈です。

また、会社説明会に行くことが面倒になった、寝坊やスケジューリングのミス等の理由を記載することは言語道断。それが本当の理由であっても決してメールに書いてはいけません。未然に防ぐことができるミスは読み手を不快にするだけです。

「昨日より体調を崩し、病院に行ったところインフルエンザと診断されました。その為、明日出席する予定となっておりました会社説明会は欠席とさせてください」このように、分かりやすく必要最低限の理由と欠席する旨を組み合わせて文章にすると良いでしょう。

お詫びの言葉も添える

理由を簡潔に述べ、会社説明会に出席できない旨を記載した後はしっかりとお詫びの言葉を述べましょう。そもそもご自身で申し込まれた会社説明会です。

理由はともあれ、自己都合で予定をキャンセルするわけですから、相手の会社にはしっかりと謝罪しなければいけません。人事担当者からしてみれば、参加するかしないかが重要なポイントであって、参加しない(参加できない)理由は関係ありません。従って、キャンセルするのは自身の非を認め、素直かつ丁寧に謝るべきです。

この度は、自ら志願した説明会を欠席にする形となってしまい誠に申し訳ございません
お約束しておりました会社説明会をキャンセルすること、深くお詫び申し上げます

欠席する際の理由はメールに組み込まなければいけませんが、謝罪の言葉と欠席する理由を一文にまとめてしまうと言い訳がましく伝わります。この点に注意しつつ、誠意が伝わる謝罪の言葉を明記してください。