送別会の出欠確認メールに返信するときの文例（参加・欠席・未定）

今までお世話になった上司や、仲の良い同僚の送別会には是非参加し、別れを惜しみつつ門出を祝いたいものです。

送別会の案内メールが届いたときは、どのような文面で返信するのが良いのでしょうか。

ここでは送別会の出欠席確認メールへの返信について、書き方やマナーをお伝えします。出席・欠席・未定の３パターンの文例も紹介するので参考にしてくださいね。

送別会の出欠確認のメールに返信する際の書き方・マナー

幹事から送別会の出欠確認のメールを受け取ったら、なるべく早く返信することを心がけましょう。まずはメール本文の書き方やマナーをお伝えします。

１．件名は「Re:」をつけた状態で返信する

メールの件名は、相手から送られてきた件名を変えずに「Re:」を付けたまま返信しましょう。ビジネスメールは同じ用件についてやり取りする場合は、件名を変えないのがマナーです。

例えば幹事から「送別会参加の確認」という件名で送られてきたら「Re:送別会参加の確認」で返信しましょう。これと同じ理由で返信の際、幹事から送られてきた本文も消さずに引用したままやり取りしましょう。

２．宛名を忘れず明記しよう

メール本文の冒頭では、送別会の出欠確認メールを送ってきた相手の名前を明記します。例え、相手が職場の後輩や部下だったとしても、親しき中にも礼儀ありです。ビジネスメールのマナーとして、宛名の記載は必須です。

送り主が社外の取引先などの場合、より丁寧に明記するのが基本です。宛名は「会社名→所属部署名→役職名→氏名→敬称（様）」の順に書きましょう。相手が部長や課長といった役職に就いていない方の場合は、名前の後に「様」を付けましょう。

３．挨拶の書き出し

宛名を明記したら次は挨拶文を書きます。相手が社内の人の場合、送別会の案内メールが来た際、返信メールに使用する挨拶文は「お疲れ様です」とします。「ご苦労様です」は目上の方が下の立場の方に伝えるときの挨拶文なので、幹事が上司の場合は使用しないように注意しましょう。

返信する相手が取引先など社外の人の場合、「お世話になっております」などの一般的な挨拶文を用いましょう。

４．送別会の案内メールを頂いたことへのお礼を述べる

挨拶文の後は出欠確認のメールを頂いたことに対して、感謝の気持ちを伝える一文を添えましょう。相手は仕事が忙しい合間を縫って、あなたにメールを送ってくれました。まずはそのことへのお礼の言葉を伝えるのがマナーです。

• この度はお忙しい中、送別会のご連絡を頂き誠に有難うございます
• ご多忙にもかかわらず、送別会のご案内を頂き誠に恐縮です

上記のように丁寧な言い回しで相手に感謝の気持ちを伝えましょう。

５．送別会への参加・不参加の意思を明記する

出欠確認メールへのお礼を伝えたら、送別会に出席するのか欠席なのか、意思表示しましょう。

参加する際には「〇月〇日の送別会、是非参加させて頂きます」と簡潔に伝えます。不参加の場合は「〇月〇日は外せない用事が入っており、参加することが出来ません」と明記しましょう。不参加の時は「せっかくお誘い頂いたのに申し訳ございません」とお詫びの言葉を添えると、より丁寧な文面になります。

６．予定が未定の場合

別の予定との調整中により、送別会に参加できるかまだはっきりとした返事ができない場合は、その旨を先方に伝えましょう。

• 〇月〇日の送別会ですが、別の予定との調整中により、まだ出欠のお返事が出来かねます。〇日には予定が明らかになりますので分かり次第、改めてご連絡致します。

予定が確実に決まるまで返信しないのはマナー違反です。現状だけでも報告しておくと、幹事は送別会の計画を立てやすくなるので必ず返事できる日とセットで伝えておきましょう。

送別会の出欠確認メールに返信するときの文例

つづいては、送別会の出欠確認メールに返信する際の文例を紹介していきます。どのように返信するべきか、お困りの方はぜひご参照ください。

送別会に参加するときの返信メールの文例

送別会に不参加のときの返信メールの文例

送別会の参加が未定のときの返信メールの文例

 書くときのポイント：どっちつかずの曖昧な回答はせず、参加・不参加の返事をはっきり伝えることが大切です。不参加の際は、参加出来ない事に対するお詫びの言葉を添えましょう。

出欠の返事が未確定の場合は、いつまでに返事ができるか日程を記載するべきです。幹事の方が困らないよう、分かりやすく丁寧なメールを作成することを心掛けましょう。