退職の挨拶メールに返信するときの文例集

会社を辞める方から退職の挨拶メールが届いたら、返信メールにはお世話になったことを感謝する言葉を添えて文章を送りましょう。

定型的な文面でまとめてしまうと味気ない印象を与えてしまいます。これまでの印象深い出来事やエピソードを書き添えて、温かみのあるメールを送ると喜ばれます。

ここでは、退職の挨拶メールに返信するときの文例をご紹介します。上司・取引先に送る場合の書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

退職の挨拶メールに返信するときの書き方・マナー

返信するときに心がけておくべきポイントは全部で６点あります。必ず目を通しておきましょう。

１．件名は「Re:」をつけた状態で返信する

退職者の挨拶メールの件名は「退職のご挨拶」「退職のお知らせ」などが一般的です。メールに返信するときは、件名に手を加えず件名の冒頭に「Re:」を付けた状態で送信しましょう。

ビジネスメールは用件が同じであれば件名を変えずにやり取りするのがマナー。今回は、退職の挨拶に関するメールのやり取りなので「Re:退職のご挨拶」の状態で送りましょう。

２．挨拶文の書き方

返信するとき、挨拶文はメールの送り主が社内の人か、社外の方かによって変える必要があります。社内の方から送られてきた場合は「お疲れ様です」と明記します。

取引先など社外の人から退職の挨拶メールが送られてきたときは「平素より大変お世話になっております」と丁寧な挨拶文を記載しましょう。退職者の人生が大きく変わるタイミングなので、改まった文章を用いることを心がけてください。

３．退職を知らせてくれたことに対するお礼

挨拶文を書いたら、次は挨拶メールを送ってくれたことに対して感謝の気持ちを述べましょう。

• 退職のご連絡を頂き誠に有難うございます
• ご丁寧に退職のご挨拶をお送り頂き、誠に有難うございます

上記のフレーズを参考に、お礼の言葉を伝えましょう。

４．先方の退職を惜しむ言葉を伝えよう

返信メールには退職を惜しむメッセージを書き添えるのが一般的。

• 退職されることは以前よりお聞きしておりましたが、それが現実に迫って参りますと正直寂しい気持ちになります
• 突然の退職に正直驚きました
• 退職されるということで寂しい限りです

５．今までお世話になったお礼を伝えよう

今までお世話になったお礼の言葉も忘れてはいけません。

退職者が職場の上司の場合は「長年にわたり私ども総務部のメンバーを引っ張って頂き本当に有難うございました」といった内容の言葉を、また直属の上司には「今の自分があるのは〇〇課長のおかげです。心から感謝申し上げます」と心からの感謝の言葉を記載しましょう。

取引先の方に返信するときは「〇〇様におかれましては弊社のためにご尽力頂き、これまで長期にわたり弊社を支えて頂きましたこと、心より感謝申し上げます」「長年にわたり弊社のためにご協力頂き、本当に有難うございました」などと会社同士の絆が担当者を通じてより深いものになった、今の取引に発展したのはあなたのお陰です…という内容の文章に仕上げましょう。

６．新しい職場での活躍を応援する言葉を添える

返信メールには退職後のことについて、相手を勇気づけ、励ます言葉を盛り込みましょう。

• これから新しい人生を歩まれるということですが、〇〇課長のバイタリティがあればどんなことも乗り越えられると信じております
• 〇〇課長のマネジメント力とリーダーシップ力があれば、次の職場でもご活躍されると確信しております

相手の背中を押すような励ましのコメントが良いでしょう。

退職の挨拶メールに返信するときの文例集

つづいては、退職の挨拶メールを受け取った後、返信する際のメールの文例を紹介します。文例は「上司への返信」「取引先への返信」の２パターンをお伝えします。

上司に返信する場合の文例

取引先に返信する場合の文例

書くときのポイント：文例の流れは以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 退職の挨拶メールのお礼
• 今までお世話になったことへの感謝の気持ち
• 応援のメッセージ
• 結びの挨拶

応援の言葉は「寂しい限りですが…頑張ってください」というように、別れを惜しみつつも相手を励ます文章が理想です。また、結びの挨拶は、相手の健康を気遣う言葉を記載すると良いでしょう。

注意点は相手が定年退職以外の場合は退職理由について触れないこと。また今後の仕事についても深く追求しないことです。諸事情があって退職するわけですから、その部分には触れることなく温かみのあるメールで返信することを心がけましょう。