訪問日時の確認メールの書き方・文例

ビジネスシーンにおいて、取引先と打合せを行う際には予め相手と日程すり合わせアポイントを取ります。相手がうっかり忘れてしまわないよう、打合せ日程の２〜３日前に改めて確認のメールを送っておくと安心です。お互い円滑に仕事を進める為にも、打合せの数日前には確認のメールを送るよう心掛けましょう。

ここでは訪問日時の確認メールについて、書き方や文例を紹介します。メールの書き方を間違えると相手をまるで信用していないような内容になってしまいます。こちらをよく読み、参考にしてくださいね。

訪問日時の確認メールの書き方

メールの内容は、一度交わした約束の再確認です。この確認は打合せに関する場所や時間の行き違いを未然に防ぐ為のもの。

予定は入れていたが打合せで使用する会議室をおさえていなかった、実は日程や時間を勘違いしていた…等々のミスがあった場合でも、数日前に確認のメール送れば大抵のミスはカバー出来るはずです。打合せを予定通り行うことは勿論、先方に恥をかかせない為の気遣いでもあると理解しておきましょう。

１．件名は分かりやすく簡潔に明記する

ビジネスメールにおいて、件名はそのメールの用件を一言でまとめたもの。今回確認するのは打合せの日時ですので「〇月〇日お打ち合わせ日時の確認」というような内容を記しましょう。訪問日程は本文にも明記しますが、件名にも記した方が分かりやすいので極力盛り込むことをお勧めします。

２．日時・場所を箇条書きする

メール本文では必ず訪問日時と場所を明記し、相手にも確認してもらいましょう。こちらは文中に記載するのではなく下記のように箇条書きにして、項目ごとに確認してもらいましょう。

・日程：〇月〇月
・時間：１４時３０分～
・場所：御社２階　大会議室

また打ち合わせの場所が自社や飲食店の場合には、その住所を記載したり、ホームページのURLを貼り付けたりすると親切です。本メールで一番重要な部分のため、誤字や脱字などのミスがないよう、十分注意してください。

３．相手の都合の最終確認

日時を記載したあとは、改めて相手の方にこの日程で進めて良いかどうかも確認しましょう。万が一、先方のスケジュールにミスがあった場合、打合せを予定通り打合せを行うことが出来ません。仕事の進行上、それが一番困りますので「変更のご希望がございましたらご連絡頂けますよう、お願い申し上げます」と一言付け加えておきましょう。

また、はじめに約束した日から時間が経過している場合、相手の要望も変わっていることもあり得ます。当日の打合せで困らないよう、準備物の有無も問いかけておくとよいでしょう。

訪問日時の確認メールの文例

つづいては、クライアントに訪問日時の確認メールを送る際の文例を紹介します。ビジネスシーンでは、打合せだけでなく接待・会食等、様々な約束事が発生します。以下の文例は様々な約束の確認メールで応用できるものでもあります。是非参考にしてくださいね。

書くときのポイント：平たく言えば「明後日の打合せは予定通りでOKですよね？」という内容のメールです。訪問日時の確認メールは、スケジュールの変更があったとき対応できるように、打合せの前日ではなく余裕を持って２〜３営業日前には送信しておくよう心掛けましょう。