打ち合わせ日程の確認メールの書き方・文例集

打ち合わせの日程が近づいてきたら先方に事前確認を行っておくと、スケジュールの管理ミスによる勘違いを防ぐことができます。また、日程を共有したにもかかわらず、失念してしまった場合も、曖昧なまま当日を迎えるのではなく、お詫びの言葉を添えて確認することも大切。

ここでは、打ち合わせ日程の確認メールの文例をご紹介します。確認メールの書き方もお伝えするので参考にしてくださいね。

打ち合わせ日程の確認メールの書き方

相手に確認のメールを送る場合は書き方に注意しましょう。日程を忘れてしまった場合、簡潔な文章の中でも「○○でよろしいでしょうか？」「ご確認いただけますでしょうか？」など、疑問文で書くと読んでいる方に柔らかい印象を与えます。

１．丁寧な言葉を用いて確認したい事をはっきり伝える

打ち合わせ日時が決まっていないのか、それとも自分が話を聞き洩らしたのかがわからない場合は、相手を立てながらもはっきりと確認するように聞きましょう。特に後者の場合、「次回の日時を記録しておらず・・・」「再確認で申し訳ございません」などとお詫びの言葉を添えて確認メールを送るのが基本です。相手に確認してもらう時間や手間も考え、不明な点が生じた時点で早めの確認を心掛けましょう。

２．見れば内容が分かる件名にしよう

毎日の業務の中でメールは欠かせないツールになっています。多くのメールの中から、仕事の優先順位を付けて確認・処理をしていきますが、その為に必要となってくるのが、内容の分かる件名です。件名で引きつければ後回しにされない、早めの対応をしてもらえるので、件名から用件を読み取ることが出来るよう、主旨が伝わる明確な件名にしましょう。

打ち合わせ日程の確認メールの文例

取引先との打ち合わせ日程の確認メールは、こちら側が不明であると思っているから送るのですが、相手先も失念している場合があります。確認メールを送る事によって、日時の再確認にもなりますが、書き方によっては「今更、何を聞いているんだ」と不快感を持たれるかもしれません。相手先に確認してもらう手間を考えて、簡潔明瞭ながらも柔らかい文章を心掛けましょう。

打合せ日時の確認メールの文例（基本）

打合せ日時の確認メールの文例（聞き漏れの場合）

次回の打ち合わせ日時を「たぶん」この日だったのではないか、という程度にしか記憶しておらず、直近になって困った経験がある方もいるのではないでしょうか。そのまま「たぶん」でいると不安は続きストレスになってしまいます。不安を解消する為に日程確認のメールを送りましょう。

確認することで、仕事への不安や心配事が一つ消えることになります。また、相手も口頭で話しただけでは忘れることもありえるとわかり、参加者にメールを送るほうが良いと考えるようになります。

打ち合わせ日程の確認メールの文例（質問したいとき）

打ち合わせの日時はわかっているものの、その日時が祝日と重なるなど、イレギュラーな場合に先方へ確認するメールの文例です。相手から連絡が来るだろうと思っていたら、差し迫ってからの変更に予定が取れなくなる場合もあるので、不明な点や不安がある場合は、連絡を待つのではなくこちら側から確認をする姿勢を取るようにしましょう。