入金の確認メールの文例集

商品の購入代金が指定した銀行口座に振り込まれたら、入金を確認するだけで終わらせず、相手にそれを通知するまでが仕事。銀行振り込みの場合、処理の関係上、入金がすぐに反映されるとは限りません。また、振込した取引先の担当者は、振込先を間違っていないか、ヤキモキしているかもしれません。入金確認ができているかどうか、あなたからの連絡を待っている可能性も。こうしたクライアントの不安な気持ちを察し、入金が確認できたときは、入金の確認メールを送る配慮を持ちたいものです。

ここでは、入金の確認メールの文例についてご紹介します。書き方や心がけておきたいマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

入金の確認メールの書き方・マナー

入金を確認でき次第、早めに通知する

入金確認のメールは、支払いの手続きに対して感謝の気持ちを伝えるメールでもあります。お礼の意味もこめて早めの対応を心がけましょう。

支払いの期日が近づいて来たらこまめに入金を確認します。翌日が期日の場合でも、振込処理の時間帯によっては当日中に振り込みが完了する可能性もあるため、見逃さないよう注意します。確認ができたら入金確認メールをその日のうちに送りましょう。

入金を確認したことは冒頭に記載する

ビジネスメールは結論ファーストが原則です。一番伝えたい用件は書き出しの挨拶のあと、すぐに明記しましょう。今回の場合、「入金を確認した」ということを伝えることが最重要事項となりますので、こちらをメールの最初にもってきます。

入金してもらった金額も通知する

メールの文面では、入金が確認できたことを知らせるだけでは不十分です。確認できた振り込み額がいくらだったのかは最低限明記しておくと親切です。状況に応じて記載すべき項目を下記に記載します。

• お客様の名前
• 注文内容（数量も含む）
• お届け先
• 配送日または請求日
• 振り込み金額

お客様から複数回の注文をいただき、入金を何度かに分けて処理してもらう場合、どの取引に関して入金の確認ができたのかが分かるような書き方をしておくと親切です。

末尾では感謝の言葉を書き添える

入金が確認できたことを知らせるメールや、商品の発送を通知するメールは、企業として標準装備しておくべき基本サービスです。クライアント目線で的確な対応を心がけ、求められていることは何かを先回りして考えましょう。メール本文の末尾では感謝の気持ちを伝え、後味の良い取引で終わらせることが顧客満足度を高め、次の取引につながるキッカケになるでしょう。

入金の確認メールの文例

つづいては、入金の確認メールの文例をご紹介します。テンプレートとしてそのまま使うもよし、自身で作成したメールと照らし合わるもよし、作成するときの参考にしてくださいね。

１．入金の確認メールの文例

２．入金の確認メール

３．入金の確認メール（振り込み後発送の場合）

入金確認のメールは信用につながる：入金方法に関しては先払いであったり後払いであったり、また、月締めで清算する場合などさまざまな場合があります。また、方法自体も、口座引き落としや銀行振り込み、小切手などさまざまです。いずれにしろ、入金した側は「入金したのに何も連絡が来ない…」など不安を抱くこともあるでしょう。お客様を不安にさせないためにも入金確認のメールは必ず送るようにしましょう。こうした確認メールをこまめに送ることは会社自体の信用にもつながります。