約束の確認メールの書き方・文例

取引先やお客様に、訪問の約束をしてから実際に伺う日までに日数の間隔が生じる場合、相手にアラームの意味を込めて確認メールを送ることが基本です。アポイントを頂いてから訪問日までに時間が経ち過ぎると、先方の担当者が約束を失念する可能性があります。また、先方も何の連絡も無いまま訪問日を迎えると「本当に来社されるのだろうか？」と不安な気持ちになるものです。たった一本のメールでこれらの問題を解消することができるため、確認メールは必ず送りましょう。

ここでは、約束の確認メールの文例をご紹介します。書き方やマナーについても詳しく解説するので参考にしてくださいね。

約束の確認メールの書き方・マナー

まずは、約束の確認メールを取引先などの社外の人に送る場合の書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。約束した日時や場所を改めて確認し合うことはもちろん、予定の変更があるときに相手が申し出やすい文面にまとめることが大切です。

１．確認メールは２～３営業日前には送ろう

確認メールを送る目的は、相手に約束日を再通知するためだけではありません。日程の変更などがあったときにスケジュールを調整できるようにするためでもあります。そのため、約束日の当日や前日などの直前に確認メールを送るのは少し遅いといえます。日時の変更はもちろん、準備物の変更が発生したときに余裕ある対応ができるよう、確認メールは２～３営業日前に送ることを心がけましょう。

２．件名は分かりやすいタイトルにする

約束の内容が訪問による打ち合わせの場合、件名にはアポイントの日程を入れるなどの工夫をし、分かりやすいタイトルにすることが重要です。以下の件名を参考にしてくださいね。

• 【○月○日】お打ち合わせ日程の事前確認
• 【事前のご確認】○月○日のお打ち合わせの件

上記でご紹介した件名であれば、メールを開かずとも「先週約束した打ち合わせの件だな」と理解できるでしょう。このようにメールの概要を件名に記し、詳細については本文で触れる流れで作成しましょう。ビジネスメールの件名は「シンプルかつ分かり易く」が鉄則です。

３．配慮ある一文を添えて変更にも応じることを明記する

相手が約束の日時に他の予定を入れてしまっていたり、打ち合わせに必要な資料の準備に間に合わなかったりしたとき、あなたから送られてきた確認メールを見てきっと困惑していることでしょう。そんなとき、予定を変更したい旨の申し出がしやすいよう、「変更をご希望される場合はお知らせください」などと相手に配慮ある一文を入れておくと親切です。

４．変更点があるときは確認メールで通知する

訪問する人数や打ち合わせの内容に変更点がある場合は、確認メールにその旨も記載しておきましょう。例えば、訪問人数に変更があるときは以下のように明記します。

連絡事項があるときは漏れなく相手に通知しておきましょう。

約束の確認メールの文例

つづいては、アポイントなどの約束後、日時が近づいてきたときに送る確認メールの文例をご紹介します。参考にしてくださいね。

書くときのポイント：先述したとおり、あらかじめ日時や場所が決まっていたとしても、再確認する意味も込めて改めて明記しておきましょう。また、アポイントを取ってから時間が経っている場合、先方がアポを忘れており、別の予定を入れてしまい、日程の変更を希望することもあり得ます。そういった相手への配慮も忘れず、文中には「変更をご希望の際はご連絡ください」などの一文を盛り込みましょう。