内定辞退メールに返信するときの文例集（承諾・引き止める場合）

内定者を決めて入社準備を進めているときに採用辞退のメールが届いてしまったら、採用計画が狂ってしまうばかりか、それまでに掛けた時間と労力が無駄になってしまい、腹立たしい思いがしますね。

しかし、考えてみれば辞退した応募者が将来は会社の大事な取引先になるかもしれませんし、お客様になることも有り得るので、怒りをぶつけたい気持ちになっても冷静さを欠いてはいけません。人事担当者は、平静な態度で素早い対応を取る必要があります。

ここでは、内定辞退メールに返信するときの書き方やマナーについてお伝えします。内定辞退を受け入れる場合と、引き止めるときの文例も紹介するので参考にしてくださいね。

内定辞退メールに返信するときの書き方・マナー

内定辞退者も将来、会社にとってお客様になる可能性があります。辞退されても社会人として、人事担当者として冷静な「大人の対応」で返信メールを送りましょう。内定辞退の意思表示を示してきた人をしつこく引き留めても、入社後、社内で上手くいくとは考えられません。

無理に引き留めたり、不満をぶつけたりするなどの非常識な言動は、会社の評判も悪くなります。どうしても欲しい人材である場合は、相手の都合や希望を出来る限り受け入れて対応し、それでも辞退する場合は身を引くようにしましょう。

連絡をくれたことに感謝して受け入れる

採用するつもりで進めていた入社準備がやり直しになってしまっても、まずは連絡をくれたことに対して感謝の気持ちを伝えましょう。そして、入社することを期待していただけに残念であることを簡潔に伝えて、今後の活躍を祈る一文を入れて返信しましょう。

応募者も勇気を出して内定辞退のメールを送ってきたはずなので、恨み言を言うような常識外れの言動を取らないように注意しましょう。

引き止める場合は直接話す機会を提案する

一緒に働きたい人材にせっかく出会ったのに辞退されると、こんなチャンスは二度とないと考え、もう一度自社で働くことを検討して欲しいと願います。

そんな時は、しつこく「なぜ辞退するのか」「面接のときと話が違う」などと追い詰めるのではなく、現状を誠実に伝えて再度面会する機会が欲しいこと、入社するのに足らない部分があれば検討することを伝えるなどの会社として出来る対応をしましょう。それでも辞退する意思を伝えてきたときは、残念でも潔く引き下がりましょう。

メールは返信機能を使用せず新規作成する

重要なメールのやり取りには、相手から届いたメールの返信機能（Re:）を使わずに、新規作成でメールを新たに書きましょう。丁寧な対応と簡潔な内容、気持ちよく受け取ることの出来る礼儀をわきまえた、大人の対応を見せましょう。

感情のままに文面を打つと、相手にも怒りや嫌な気持ちが伝わります。腹立たしい内容への返信でも、平静を装ったビジネスメールに徹するのがマナーです。件名は、「内定辞退の承諾」「再検討のお願い」などわかりやすい件名にして、相手に内容が伝わりやすくなるように心掛けます。

内定辞退メールに返信するときの文例

採用する会社側からすると、内定が決まったら辞退する人が出ないことを祈るばかりですが、全部がうまく行くわけでもありません。内定辞退のメールが届いたらよく内容を読んで、受け入れる場合は、速やかに了承したことを返信しましょう。

「辞退するとは何事か」と腹立たしい気持ちのまま暴言を吐いたり、何度も引き留めるメールを送るなどの行為はマナー違反です。相手は嫌悪感を抱くでしょう。内容はともかく返信してくれたことに感謝して、相手の成功を祈るぐらいの大人としての余裕を見せましょう。

内定辞退メールに返信するときの文例（受け入れる場合）

内定辞退を連絡して来た人に、メールで長々と引き留めても良いことはありません。採用試験や人選にかかった経費や時間は勿体無いことであっても、しつこく引き留めることの方が会社にとってマイナスになります。簡潔に辞退を受け入れること、応募書類の処理を行うことを書き記し、結びの言葉を書いて、丁寧で温かみのある文面を返信するようにしましょう。

内定辞退メールに返信するときの文例（引き止める場合）

内定辞退を通知してきた相手がどうしても欲しい人材である時は、会社としても精いっぱいの譲歩をして、相手の要望に応える用意があることを丁寧に伝えましょう。辞退の理由が掴めない場合は、辞退理由を聞きたいことをきっかけとして、面談日時を取りつけるように検討材料を示します。

そこまで言ってくれるなら、もう一回会ってもいいかなと思わせる、一歩下がった伝え方でお願しましょう。再度面談しても辞退してきた場合は、深追いせずに引き下がるのが大人の対応です。