接客態度のお詫びメールの文例集

「忙しさのあまり、お客様の対応が疎かになってしまった」

「親切な対応を心がけていたが、接客態度へのクレームが入った」

こんな状況に陥ったら、まずは誠意を込めて謝罪の気持ちを伝えることが大切です。丁寧な対応を徹底しても、サービスに対するお客様の捉え方はさまざま。いつも通りの対応をしていても、クレームを受けることはあります。

直接顔を合わせている相手ならば、その場で謝罪するのが基本ですが、電話やオンラインの対応では、お詫びのメールが必要になってくることもあります。また、クレームを入れるお客様は怒っていたり気が立っていたりするものです。怒りを鎮めるためにも、事の内容を慎重に調査し、適切に対応する必要があります。今回は、接客態度に関するお詫びのメールの文例や書き方についてお伝えします。

接客態度のお詫びメールの書き方・マナー

まずは、お客様から接客態度が悪いと指摘されたときの、お詫びメールの書き方やマナーについてお伝えします。

早めの対応を心がける

怒りの感情は、時間が経てば経つほど増幅します。お客様の怒りを鎮めるためには、一刻も早い対応が必要です。対応が遅れてしまうことにより、不手際を責められるだけではなく対応の悪さについても指摘されかねません。電話で謝罪したうえで、お詫びのメールを送りましょう。場合によっては直接出向いて謝罪し、誠意を見せることも大切です。

トラブルの原因を明確に記載する

こちらに非がある場合、反省の意を述べることはもちろん、事態を重く見ていることを相手に伝える必要があります。接客態度が悪くなった原因、このような状況に至った理由、また、今後同様のことが起こらないために改善すべき対応策など、具体的かつ簡潔に明記します。

差出人の署名を使い分ける

お客様からクレームが入ったら、クレームの内容の大小によりお詫びメールの差出人を使い分けましょう。担当部署の責任者であったり、会社の代表者名であったりします。そもそも接客態度に関するクレームでも、特定のスタッフの態度が問題なのか、店舗で働くスタッフの全体的な問題なのかにより、対応も異なります。一個人の態度に関するクレームであれば担当部署の責任者名や店舗責任者の名前で、全体的な態度に関する問題は会社の代表者名でメールを作成します。

相手に非がある場合でも、言い返さない

クレームのなかには、お客様の思い込みや勘違いが理由となる場合も少なからず存在します。たとえ、そのような場合でも、感情的になって言い返すことは絶対に避けましょう。こちら側に非がない場合でも相手の話をよく聞き、該当事項に対して理解し、反省している態度を示すことが非常に大切です。

接客態度のお詫びメールの文例

つづいては、接客態度が悪いとクレームが入ったときのお詫びメールの文例をご紹介します。

１．接客態度のお詫びメールの文例（スタッフの接客へのお詫び）

２．接客態度のお詫びメールの文例（会社全体の接客態度へのお詫び）

接客のお詫びのメールは相手の怒りを鎮めることが重要：カウンセリングの用語に「傾聴」という言葉があります。一般的に用いられる意味とほぼ同義なのですが、これは「相手の話に耳を傾けて聞く」ことを意味します。相手の話をよく聞くこと、これはクレーム対応にも共通して言えることです。特に、接客態度に関するクレームの場合は相手も感情的になっているケースが殆ど。まずは相手の話をよく聞き、クレームの根幹を理解しましょう。

また、仮に相手に非があった場合でも指摘することは避けましょう。顧客の怒りを収めてもらえるように、お詫びの言葉とともに、指摘に対する感謝の気持ちを記載することも大切です。また、改善策を添えることも忘れないようにしましょう。