品切れのお詫びメールの文例

商品を販売するうえで、品切れや在庫切れを起こすことは、利益を得る機会を失うことになってしまいます。しかしながら、常に多くの在庫を抱えるのは経営の観点から鑑みてリスクとなってしまいます。図らずも品切れしてしまった場合は、注文していただいた取引先様、個人のお客様に日頃の感謝を述べるとともに誠意をもって品切れのお詫びを伝えましょう。

そして、相手の希望する商品の再入荷の時期を伝えるとともに、同様品の在庫状況や代替え案などを提案することで、顧客満足度を上げることが出来ます。

ここでは、品切れのお詫びメールの文例をご紹介します。謝罪メールの書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

品切れのお詫びメールの書き方・マナー

品切れの場合、他の倉庫や店舗に在庫は無いか連絡を取ったりして、対応が遅れる場合があります。しかし、品切れがはっきりと分かっている時は、商品の到着を待っているお客様に対して、速やかに連絡をする必要があります。

品切れの連絡がなく数日経過してしまうと、お客様は、不信感を抱きます。取引をしている以上、責任をもって商品をお届けする必要がありますから、お客様の迷惑になり期待感を持たせては、「品切れ」の連絡に怒りを感じ信用できないと思われます。「品切れ」の現状を早く連絡して、代替え案や入荷予定を伝えお客様のご希望に沿うように対応しましょう。

品切れの理由は簡潔丁寧に

本来、品切れが無いように在庫管理を十分にして品薄の状態を回避したいものですが、生産や入荷状況によって商品の確保も出来ない場合があるので、品切れには誠意を持ってお客様にお詫びするのが基本。

品切れの理由と今後の入荷予定などについても、ダラダラと責任回避の誤解を生むような表現は控えて、簡潔に伝えましょう。メールによる注文やネット通販なども多くなっていますが、注文があってから発送までの日程はサイトに表記してあります。すでに品切れとなっている商品に関しては、すぐに注文ページに品切れ表示が出るように設定しましょう。

相手先への配慮と丁寧で謙虚な文面に

注文に応じることができない理由とお詫びの言葉を謙虚な気持ちで簡潔に伝えましょう。一番の気掛かりである再入荷予定や生産予定の見通しについても述べると親切です。

品切れの場合は、代替案や新商品の提示を

お客様が希望する商品が品切れの場合、「他の企業に問い合わせてみる」「希望する商品に変わる品はないか探す」「新商品やオススメの品はないか探す」など、お客様によって次のアクションはさまざま。

代替品や新商品の注文に切り替える場合は、品切れしている注文をキャンセルして、改めて注文をしてもらう方法と、担当者が電話やメールで希望を承る場合があります。品切れは、こちらの手落ち。謝罪するだけではなく、できるだけお客様の要望に応えるべく次の提案もすることを忘れずに。

品切れのお詫びメールの文例

品切れのお詫びメールの文例（取引先に宛てる場合）

得意先企業からの注文に品切れを起こすことは出来る限り避けたいものですが、緊急事態の発生により、増産しても追いつかない場合もあります。今までの取引を継続してお願いできるように、丁寧に状況を説明してお詫びし、今後の発送時期をご理解いただけるようにお願いしましょう。

品切れのお詫びメールの文例（個人に宛てる場合）

通販サイトの売れ行きは良い商品を安く入手出来ることと、対応が良いことにあります。テレビや雑誌などで商品が取り上げられると、すぐに商品注文が殺到します。お客様の動向に気を配り、品切れを予測できる社内対応とお客様係のサービス力アップが収益に大きく繋がります。品切れを起こさないこと以上に、お客様の立場になったお詫びの仕方を心がけましょう。