ボランティアの依頼メールの文例

ボランティア活動とは、無償で行う奉仕活動のこと。参加者は見返りを求めないことが基本のため、相手の協力をお願いする依頼メールは、礼儀正しく丁寧な文面にまとめましょう。また、検討しやすいように、参加要件や活動内容、集合場所、日時などに関しても漏れなく明記しておく必要があります。

ここでは、ボランティアの依頼メールについて書き方やマナー・注意すべきポイントをお伝えします。文例もご紹介するので参考にしてくださいね。

ボランティアの依頼メールの書き方・マナー

まずはボランティアの依頼メールの書き方や心がけておきたいマナーについてお伝えします。

１．件名の書き方

ボランティアの依頼をするときのメールの件名は「ボランティア活動へのご協力のお願い」「ボランティア活動参加のお願い」と簡潔にまとめます。

募集をしているにもかかわらず参加者が集まらないときは「【ご協力お願いします】ボランティア募集のお知らせ」「【至急】ボランティア活動参加のお願い」などと冒頭に注意書きをすると、受け取り手の目に留まるため効果的です。

２．ボランティアの内容について記載する

依頼メールにはスタッフを募集しているボランティア活動内容がどのようなものかを明記する必要があります。清掃活動や草刈り、復興支援、イベントのお手伝いなどの活動内容はもちろん、主宰者や団体名、企業名を漏れなく記載しましょう。最低限記載しておくべき項目は「日時、集合場所、準備物、主宰者名、連絡先（窓口）」です。

これらの要点を書き、箇条書きで記載すると参加者も内容を理解しやすくなります。あとでご紹介している文例を見て、参考にしてくださいね。

３．参加の可否・返信期限についての説明

ボランティア活動参加の依頼メールでは、末尾に参加の可否を確認する一文を添えます。返事については「〇月〇日（〇）までにお返事を頂きますよう、宜しくお願い申し上げます」と期日を返答方法について明記しましょう。ボランティアは無償の奉仕活動なので、強制参加を促すような文章はあまり好ましくありません。自主的な参加を促す一文を添える程度にとどめておきましょう。

ボランティアの依頼メールの文例

つづいてはボランティアの依頼メールの文例をご紹介します。文例は、社内向けと社外の方に送る２パターンを記載しているので参考にしてくださいね。

ボランティアの依頼メールの文例（社内に宛てる場合）

ボランティアの依頼メールの文例（社外に宛てる場合）

書くときのポイント：文例の流れは以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶（書き出し）
• ボランティア活動のお知らせ
• 参加のお願い文
• ボランティア活動の概要
• 連絡先の通知
• 結びの挨拶

メール本文の冒頭で挨拶を明記した後、用件であるボランティア活動がある旨を伝えましょう。メールでは結論→詳細の流れで書くのが基本。用件を伝えたら、詳細を箇条書きで記します。

また、協力を仰ぐには、参加をお願いする理由についても明記することが大切です。文例では「日頃何かとお世話になっている地域住民の皆様に感謝の気持ちを…」と記していますが、

震災や豪雨といった災害の被害にあった方々へのボランティアでは「被災地の復興支援は進んでいるものの、まだ多くの支援を必要としています。人々の自立をサポートするためにも力を貸してください」などと呼びかけるメッセージも添えましょう。

また、社外向けに送る際は、「誠に恐れ入りますが」「恐縮ですが」といった言葉を冒頭につけて、上から目線の言い回しにならないよう温かみのある文面にまとめましょう。