会議の開催をお知らせする案内メールの文例集（社内向け）

社内会議を開くお知らせメールには記載すべき項目がたくさんあります。会議の目的、開催場所、日時、参加予定者など、会議の要件を対象者に明確に示す必要があります。必要事項を書き漏れたり、日時を間違えたりしてしまうと、メール送信後、上司からお叱りを受けることも。

ここでは、会議のお知らせメールの文例をご紹介します。書くときのコツやこころがけておくべきマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

会議の開催をお知らせするメールの書き方・マナー

１．件名は簡潔かつ具体的に

せっかく会議の開催を通知するメールを送ったのに、参加予定者がメールを開かないままスルーしてしまったとなれば、元も子もありません。しかし、忙しい方ともなれば、取引先とのやり取りでメールの送受信を日々何十通も行っているため、用件が曖昧な件名だと、読むのを後回しにされても仕方ないでしょう。

社内会議を知らせるメールではわかりやすい件名を心がけましょう。以下に例を記載しておくので、どのような件名すべきか迷ったときの参考にしてください。

• 社内会議のお知らせ
• 支店会議（〇月〇日開催）のお知らせ
• 【重要】営業会議の通知
• 【要返信】〇月〇日社内会議の参加者確認

件名に記載する項目は「何の会議か」「返信の有無」「開催予定日」の３点。とくに、社員全員参加が必須の会議の場合は、タイトルに【重要】の文字を加えるなど、読み飛ばしてしまわないように工夫しましょう。参加希望を募る場合は【要返信】などと記しておきます。

２．会議の共有事項は箇条書きにすると読みやすい

会議開催のお知らせメールでは、事前に共有しておくべき情報を明記しておく必要があります。その際、箇条書きを用いて項目別に記載しておくと、読み手は情報を正確に理解しやすくなります。

共有事項は簡潔かつ具体的に明記します。会議にあたって事前に提出するモノがある場合は、読み忘れのないよう、上記例の末尾に記載してあるように、色を変えて注目するのもポイントです。

３．添付ファイルを活用する

会議資料を事前に確認してほしい場合や、各自で印刷して会議の場に持ち込んでほしい場合は、会議のお知らせメールに添付しておくのもよいでしょう。会議が始まってから配布するとそれだけで時間を取られたり、資料を読むことに気を取られたりしてしまいます。

効率的かつ生産性の高い社内会議にするためにも、連絡メールを上手く活用するのもひとつの手です。添付ファイルを送るときは、ExcelやWordのデータだと印刷ミスにつながる可能性もあるため、PDFにしておきましょう。会議を知らせるメールの文面には「会議までに添付資料の内容を各自確認の上、持参してください」といった一文を添えることも忘れてはなりません。

４．自由参加の場合は魅力的に書くのがコツ

自由参加の場合、会議の共有事項をただ書き連ねただけでは、きっと参加者は増えないでしょう。きっと、ビジネスマンの多くは自身の仕事を優先したいと思っているからです。文面には会議の特徴やメリットを書き添えて、魅力が伝わる文面になるよう工夫しましょう。

会議の開催をお知らせするメールの文例

つづいては、会議開催の連絡メールの文例をご紹介します。

１．会議の開催をお知らせするメールの文例（全員参加の場合）

２．支店会議の連絡メールの文例（全員参加の場合）

３．会議の開催をお知らせするメールの文例（他社との打ち合わせの場合）

会議の要項をしっかり伝えよう：会議のお知らせメールには、会議の内容を正確に記載する必要があります。期日・場所・議題・添付資料のあるなしなど必要事項は間違いのないように記載しましょう。また、わかりやすいように箇条書きにすることも大切です。メールということで、とかく丁寧な文章を書こうという人が多いかもしれませんが、会議のお知らせメールに関しては本文内に事項の記載があっても箇条書きで再度記載することをおすすめします。また、事前に出欠確認が必要な場合はその旨を記載することも忘れないようにしましょう。