イベントの案内メールの文例（社内・社外）

イベントの幹事を任せられたら、早めに段取りを進めないと参加予定人数の集計がうまく捗らなかったり、伝えるべき情報に漏れや書き間違いがあると混乱を招いてしまうため、書き方が難しいです。

ここでは、イベントの案内メールの書き方についてお伝えします。社外・社内に向けて送る場合の文例も紹介するので参考にしてくださいね。

イベントの案内メールの書き方・マナー

まずはイベントの案内メールの書き方や心がけておくべきマナーについてお伝えします。

︎１．件名の書き方

ビジネスメールの件名は、一目見ただけで用件が伝わるタイトルにするのが基本です。イベントの案内メールを送るときは、以下の件名を参考にしてください。

• 件名：社内イベントのご案内
• 件名：【〇月〇日】お花見開催のお知らせ
• 件名：【要確認】感謝祭のご案内

長々と書かず、伝えるべきポイントを押さえて簡潔にまとめることが大切です。

２．メール本文冒頭は宛名を明記する

メール本文の冒頭は、まずは宛名を書くことから始めます。宛名は案内メールを送る相手が社内・社外かによって書き方が変わりますし、一人に送るか複数人に一斉送信するかによっても異なります。以下の表を参考にしてくださいね。

取引先などの社外の人や目上の人に案内メールを一斉送信するのは基本的に失礼です。できれば一人ずつ個別にイベントの案内メールを送りましょう。

３．挨拶文は案内メールを送る相手によって変えよう

宛名を明記したら、次は挨拶文を書きましょう。

• 社内向けの挨拶文：「お疲れ様です」
• 社外向けの挨拶文：「いつも大変お世話になっております」「平素より大変お世話になっております」

挨拶文で間違えやすいのは「ご苦労様です」という書き出しです。「ご苦労様です」は目上の人が目下の人に用いる挨拶なので、使用しないよう注意しましょう。

４．イベントの趣旨を簡潔に明記しよう

挨拶文を明記した後は、開催するイベントの趣旨や内容を簡潔に一文で明記しましょう。また、参加するメリットや魅力を端的に伝えることにより、参加率も変わってきます。参加したいと思うような文面になるよう工夫することを心がけてくださいね。例文を以下に記載します。

この度、〇月〇日毎年恒例となります秋の中古車市を開催することとなりました。全国から取り寄せました、選りすぐりの「安くて良い車」を揃えておりますので是非ご来場頂きますようお願い致します。

５．イベントの詳細は箇条書きにしよう

イベントの詳細は、案内メールで最も重要な部分です。記載漏れや書き間違いがないよう十分注意し、参加者に知らせるべき情報を盛り込みましょう。

• 日時：月日・曜日・時間
• 会場：開催場所を正式名称で書く、必要に応じて地図を添付する
• 住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所は目印となる建物や看板を明記しておくと親切
• 会費：税込金額で明記する、集金方法も記載する、招待する場合は会費を記載する必要はありません

６．返信方法や期日を忘れず明記する

案内メールにイベントの詳細を記した後、参加・不参加に関する返信方法や期日について明記しておく必要があります。返信期日を設けずに送ったメールは返事すること自体を忘れられ、いつになっても出欠の返事が集まらない…というケースが考えられます。

ギリギリになって慌てることのないよう、返信期日は開催予定日の１週間〜１０日前としておきましょう。

イベントの案内メールの文例

つづいては、イベントの案内メールの文例を紹介します。社内向け・社外向けの２パターンをお伝えするので参考にしてくださいね。

イベントの案内メールの文例（社内）

イベントの案内メールの文例（社外）

書くときのポイント：文例は以下の流れです。

• 宛名
• 挨拶文
• イベント開催のお知らせ
• イベントの詳細
• 補足事項の通知
• 申込方法・期限
• 結びの挨拶

イベントに飲食スペースやお子様スペースがある場合はその旨を必ず記載しましょう。参加者のご家族を巻き込んだ集客が期待出来ます。また、必要に応じて会場のアクセスについて、地図を添付して詳しく記載すると親切です。