OB会の案内メールの文例

OB会の幹事を任されたら、開催のお知らせを通知し、参加希望者を早めに確定することが非常に大切です。案内メールには日時や場所・服装などの必要事項を漏れなく明記し、参加を促す言葉を添えて送るのが基本ですが、書き方に迷う幹事の方も少なくありません。

ここでは、OB会の案内メールの文例をご紹介します。書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

OB会の案内メールの書き方・マナー

まずはOB会を開催する案内メールの書き方や心がけておきたいマナーについてお伝えします。

１．件名の書き方

ビジネスメールの件名は、メール本文に書いた用件を簡潔に伝えた内容にするのが基本です。件名の例は以下の通りです。

• 件名：〇〇株式会社OB会のご案内
• 件名：【〇月〇日】〇〇大学OB会のご案内
• 件名：【重要】〇〇高校OB会のご案内

２．宛名の書き方

メール本文の冒頭は、宛名を明記します。宛名を複数人にまとめてメールを送るのか、一人ずつ送るのかによって書き方は異なります。

会社のＯＢであり、退職されている方に一人ずつ送る場合は「氏名→敬称（様）」とします。複数人に一斉送信するときは「〇〇株式会社OBの皆様」「〇〇大学〇期生の皆様」などと明記しましょう。

３．挨拶文は「時候の挨拶」を書き記す

宛名を明記したあとは挨拶文を書き記します。一般的なビジネスメールを送る時は社内宛てなら「お疲れ様です」、社外宛てなら「お世話になっております」と明記しますが、OBに宛てる挨拶文では、堅苦しい挨拶よりも温かみのある親しみやすい一文を添えましょう。

メールを送る季節に相応しい、以下のような時候の挨拶がおすすめです。

• 花冷えの日が続いておりますが、お元気でお過ごしのことと存じます。
• 立秋を過ぎても暦上のことと言わんばかりに居座る暑さですが、お障りなくお過ごしでしょうか。
• 清らかな香り漂う梅花の候、ご清祥のこととお喜び申し上げます。

案内メールを送る時期に適した時候の挨拶を記し、本文の書き出しを華やかに演出しましょう。

４．OB会開催のお知らせを明記する

時候の挨拶を明記したら、次はOB会を開催する案内文を書き記します。このとき、OB会を開催する趣旨を簡潔に明記しましょう。

• 会社のOB会の場合：さてこの度、新年度を迎え〇〇株式会社OB会への加入者が〇名増えました。そこで歓迎と交流の意を込めてささやかながら定年退職者を対象とした宴会の席を設けることとなりました。
• 学校（サークルや学部）のOB会の場合：この度平成〇年度の卒業生を対象とした〇〇学部のOB会を開催することとなりました。

５．OB会の詳細は箇条書きにする

OB会を開催する場所や日時、会費など必要な情報をまとめて記載しておくと、参加者に親切です。箇条書きで記載する項目は、以下の例を参考に作成してください。

• 日時：月日・曜日・時間
• 会場：会食の開催場所を正式名称で書く、必要に応じてHPアドレスや地図を添付する
• 住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所は目印となる建物や看板を明記しておくと親切、最寄り駅からのアクセス方法を記すとなお良い
• 会費：税込金額で明記する、集金方法も記載する
• 服装：カジュアル、フォーマルを記載

また、質問や相談を受け付ける「お問い合わせ先」についても担当名と連絡先を記載しておきましょう。

６．返信方法・期日について記載する

案内メールはOB会の開催を通知する目的だけでなく、同時に出欠確認も行うとその後の段取りがスムーズです。OB会の詳細の下に、出欠の返事を確認する方法や期日についても一文で明記しておきましょう。

• ご出欠については〇月〇日迄に、当アドレスにご連絡頂きますよう宜しくお願い申し上げます。

７．参加を促す一文を明記する

最後に、OB会への参加を促す言葉を記載しましょう。

• お忙しいとは存じますが、是非ご参加頂きますよう宜しくお願い致します。
• 恐れ入りますが、是非ご臨席頂きますよう宜しくお願い申し上げます。

上記のように参加を促す一文の冒頭に「ご多忙とは存じますが」「恐れ入りますが」という言葉を加えると、より丁寧な印象を与えることが出来ます。

OB会の案内メールの文例

つづいてはOB会の案内メールの文例を紹介します。

書くときのポイント：文例の流れは以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• OB会開催のお知らせ
• OB会の詳細
• 返信方法・期日について
• 参加を促す言葉
• 結びの挨拶

OB会を開く目的や趣旨をはっきり記載して、メールを受け取った方が参加したくなるような内容に仕上げましょう。開催場所がわかりにくい場合は、会場へのアクセス方法を明記したり、地図を添付したりするといった参加者への気遣いを心がけましょう。また、服装の指定（カジュアル・フォーマル）があるときはそれも忘れず明記してくださいね。