同窓会（クラス会）の案内メールの文例（同級生・先生）

同窓会の案内メールの書き方を難しいと考える幹事の方は少なくありません。それもそのはず、必要事項を漏れなく明記したり、参加率を高める工夫をしたり、出席の返事を期日までに集めたりと、様々な要素を持ち込まなくてはならないからです。

ここでは、同窓会・クラス会の案内メールの書き方やマナーについて詳しく解説します。同級生に宛てる場合、先生・恩師に宛てる場合の２つの文例も紹介するので参考にしてくださいね。

同窓会（クラス会）の案内メールの書き方

まずは同窓会やクラス会の案内メールの書き方、マナーを紹介します。幹事に選ばれた方は是非ご参照下さい。

１．件名は簡潔かつ分かりやすいタイトルにする

件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できるタイトルにするのが基本です。同窓会の案内メールだと以下のような件名がおすすめです。

• 件名：同窓会のご案内
• 件名：【〇〇中学校第〇期卒業生】クラス会のご案内
• 件名：【重要】クラス会出欠のご確認
• 件名：【要返信】同窓会のご案内

この件名を見れば、同窓会のお誘いメールだということがすぐに理解できるはずです。

２．メール本文冒頭は宛名を明記する

メール本文の冒頭は宛名を書くのがマナーです。同窓会やクラス会の案内メールは基本、複数人に一斉送信するので以下を参考にしてください。

同級生に送信する内容をそのまま先生に送るのは基本的に失礼です。先生には個別に同窓会の案内メールを送りましょう。

３．時候の挨拶を書き記す

ビジネスメールでは、本文冒頭に「お世話になっております」等の挨拶文を記載することがマナー。ですが同窓会の案内メールを送るときは、少し砕けた温かみのある挨拶文を添えると堅苦しくなく好ましいでしょう。挨拶文は時候の挨拶を用いるのがおすすめです。

• 花の盛りもいつしか過ぎて、行く春を惜しむ季節となりました。その後、お元気でいらっしゃいますか。
• 若葉萌える好季節となりました。皆さんお変わりございませんか。
• さわやかな秋晴れの続く今日此頃、皆様いかがお過ごしでしょうか。

カジュアル過ぎず、固苦しくもない、それでいて丁寧な時候の挨拶は文章の書き出しにピッタリです。

４．クラス会を開催する主旨を書く

挨拶文を書き記したら、次はクラス会を開催する趣旨や目的を簡潔に明記します。お世話になった担任の先生が定年退職されるタイミングだったり、卒業１０周年の節目だったりと様々な理由があるはずです。書き方は以下を参考にしてください。

• 今年の春、同クラスの担任である〇〇先生が定年退職されることとなりました。同窓会は先生の退職祝いも兼ねた会となります。
• この度、海外勤務をしている〇〇さんが一時帰国されるということで、このタイミングで〇年〇組のクラス会を開催することとなりました。卒業式以来顔を合わせていない方々も、これを機に是非お集まり頂けたらと存じます。

同級生が参加したくなるようなポイントを考え、簡潔に明記しましょう。

５．クラス会の詳細は箇条書きにする

クラス会の案内メールで最も重要な部分は、同窓会が開催される日時や会場・会費についての情報です。詳細に記載漏れや書き間違いが無いよう十分注意し、参加者に知らせておくべき必要事項を記載しましょう。最低限明記すべき項目は以下の通りです。

• 日時：月日・曜日・時間
• 会場：同窓会の開催場所を正式名称で書く
• 住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所の場合は目印となる建物を伝えたり、地図を添付する
• 会費：税込金額で書く、集金方法も明記する

必要なポイントを絞り、箇条書きにすることでより情報が見やすくなります。

６．返信期限について

同窓会の案内メールの詳細を記載したら、次は出欠の返信期日を明記しましょう。また、参加不参加の返答方法についてもあわせて書いておく必要があります。

• 恐れ入りますが、出席のお返事は〇月〇日までに幹事である〇〇までお知らせください。

幹事としては同窓会を開催するお店の予約にも関わるので、遅くとも開催予定日の２週間前を期日にすることが大切です。

同窓会（クラス会）の案内メールの文例

つづいては同窓会の案内メールの文例を紹介します。幹事の方は是非ご参照ください。

同窓会（クラス会）の案内メールの文例（担任の先生に宛てる場合）

同窓会（クラス会）の案内メールの文例（同級生に宛てる場合）

書くときのポイント：文例の流れは以下の通りです。

• 宛名
• 時候の挨拶・挨拶文
• 自己紹介
• クラス会開催の主旨の説明
• クラス会の案内
• クラス会の詳細
• 返信期限・返信先の通知
• 結びの挨拶

ポイントは、メール本文冒頭でクラス会・同窓会を開催する目的を明記し、同級生の参加を促すことです。また返信期限は余裕を持って人数集計できるよう、クラス会直前ではなく遅くとも２週間前に設定しましょう。