式典の案内メールの文例（周年記念・新社長就任）

お世話になっている取引先や来賓の方々に式典の案内メールを送るときは、催しの案内を的確に伝えるのはもちろん、日頃の感謝の気持ちが伝わるよう温かみのある文面にまとめることが重要です。

周年記念式典や新社長就任式典など、会社の節目を祝う場に招待する方々には礼儀正しく丁寧な文章を送るのがマナー。ここでは、式典の案内メールの書き方やマナーをお伝えします。文例も紹介するので参考にしてくださいね。

式典の案内メールの書き方・マナー

まずは式典の案内メールの書き方や心がけておくべきマナーについてお伝えします。

１．件名の書き方

ビジネスメールの件名は、一目見ただけで用件が伝わるタイトルにするのが基本です。式典の案内メールを送るときは、以下の件名を参考にしてください。

• 件名：新社長就任祝賀会のご案内
• 件名：【〇月〇日】周年記念式典開催のお知らせ
• 件名：新社屋落成式典のご案内
• 件名：会社設立１０周年記念式典のご案内

件名は長々と書かず、伝えるべきポイントを押さえて簡潔にまとめることが大切です。

２．メール本文冒頭は宛名を明記する

メール本文の冒頭は、まずは宛名を書くことから始めます。会社の節目である式典の場に、来賓者や取引先を招待する案内メールを送るときは、礼儀正しく書くのが基本です。宛名は案内メールを送る相手の会社名・部署名・役職名・氏名・敬称の順に正式名称を明記することを心掛けましょう。

３．式典の趣旨を記載する

式典を開催することとなった経緯・主旨を簡潔に書き記しましょう。創立記念の場合は「創立何年目の創立記念なのか」、受賞の式典の場合は「誰がどんな賞を受賞したのか」を分かりやすく記載します。

• この度〇月をもちまして弊社は創立３０周年を迎えることと相成りました。それもひとえに貴社をはじめとした皆様方のご協力あっての賜物と存じでおります。

上記例文のように、式典の趣旨を通知してから開催のお知らせを伝えると自然な流れとなります。

４．式典の詳細は箇条書きにしよう

式典の詳細は、案内メールで最も重要な部分です。記載漏れや書き間違いがないよう十分注意し、参加者に知らせるべき情報を盛り込みましょう。

• 日時：月日・曜日・時間
• 場所：開催場所を正式名称で書く、必要に応じて地図を添付する
• 住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所は目印となる建物や看板を明記しておくと親切
• 会費：参加費用がかかる場合は税込金額で明記する、集金方法も記す
• 問い合わせ先：参加希望者に不明な点や質問したいことがあったときの連絡先を明記

これらは箇条書きのほうが文章で書くよりも分かりやすいです。参加者の目線に立って、必要事項を記載しましょう。

５．返信方法や期日を明記する

案内メールに式典の詳細を記した後、参加・不参加に関する返信方法や期日について明記しておく必要があります。返信期日を設けずに送ったメールは返事すること自体を忘れられ、いつになっても出欠の返事が集まらない…というケースが考えられます。

ギリギリになって慌てることのないよう、返信期日は開催予定日の３週間〜１０日前としておきましょう。

６．出欠の有無について返信をお願いする一文を

メールでは式典の案内だけでなく、式典参加の意思確認も明記する必要があります。

• 誠に恐れ入りますが、ご出欠を〇月〇日（〇）迄にメールにてご返信頂きますようお願い致します。

前置きのあと、連絡方法を書くことにより丁寧な印象を与えることができます。

式典の案内メールの文例

つづいては、式典の案内メールの文例を紹介していきます。創立記念式典と社長就任披露宴の例文について、参考にしてくださいね。

創立記念式典の案内メールの文例

社長就任式典の案内メールの文例

書くときのポイント：文例の流れ・構成は以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 周年・新社長就任のご案内
• 式典の案内
• 式典の詳細
• 問い合わせ先の通知
• 出欠方法の通知
• 結びの挨拶

メール本文冒頭では、式典を開催する趣旨を簡潔に分かりやすく明記することを心掛けましょう。日頃お世話になっている相手に対して感謝の気持ちを添え、温かみのある文面にまとめることが大切です。