研修の案内メールの文例

社員教育に力を注いでいる企業は、外部の講師や専門家を招いて定期的に研修セミナーを開催します。その道のプロから直接話を聞くことは、普段なかなかできないこと。このように外部から講師を招いた研修会にはなるべく多くの社員に参加して頂きたいものです。

ここでは研修の案内メールの文例をご紹介します。書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

研修の案内メールの書き方

まずは研修の案内メールの書き方や心がけておきたいマナーについてお伝えします。

１．件名の書き方

件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できるタイトルにするのが基本です。研修の案内メールを送る場合、以下のような件名がおすすめです。

• 件名：営業研修のご案内
• 件名：【管理職者対象】マネジメント研修のご案内
• 件名：【要返信】新人研修のご案内
• 件名：【重要】接客研修参加者のご確認

この件名を見れば、研修の案内メールだということがすぐに理解できるはずです。

２．メール本文冒頭は宛名を明記する

メール本文の冒頭は宛名を書くのがマナーです。宛名は案内メールを送る相手が社内・社外かによって分かれますし、複数人に一斉送信するかによっても書き方が変わります。以下を参考にしてください。

取引先など、社外の複数人に案内メールを一斉送信するのは基本的に失礼です。できれば一人ずつ個別に研修の案内メールを送りましょう。

３．挨拶文の書き方

宛名を明記した後は、ビジネスメールの慣習に基づいて挨拶文を明記しましょう。

• 社内向けの挨拶文：「お疲れ様です」
• 社外に送る挨拶文：「お世話になっております」「平素より大変お世話になっております」

挨拶文で間違えやすいのは「ご苦労様です」という書き出しです。「ご苦労様です」は目上の人が目下の人に用いる挨拶なので、使用しないよう注意しましょう。

４．研修の趣旨を明記する

挨拶文を書き終えたら、次はいよいよ本題に入ります。メール本文には研修セミナーを開催する旨を記すとともに、趣旨についても書き添えましょう。

• この度、〇〇施工協会の〇〇会長がご来社されることとなりました。これを機に研修会を開催し、〇〇会長の貴重なお話や会長立会いのもと施工実習などを行う予定です。
• この度、〇〇の調理研修を行います。製菓会社である〇〇〇〇から、調理師の〇〇様を講師としてお招きし、最新調理器材の紹介や貴重なお話をお聞きします。

５．研修の詳細は箇条書きにする

研修の案内メールで最も重要な部分は、研修が開催される日時や会場・会費についての情報です。詳細に記載漏れや書き間違いが無いよう十分注意し、参加者に知らせておくべき必要事項を記載しましょう。最低限明記すべき項目は以下の通りです。

• 日時：月日・曜日・時間
• 会場：研修の開催場所を正式名称で書く
• 住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所の場合は目印となる建物を伝えたり、地図を添付する
• 講師：社外から講師を招く場合は経歴やプロフィールを簡潔に記載する
• 講義内容：研修のプログラムを明記する
• 準備物：筆記用具など研修に必要なものを漏れなく明記する

必要なポイントを絞り、箇条書きにすることでより情報が見やすくなります。

６．参加申込方法も書く

研修の案内メールの詳細を記載したら、次は出欠の返信期日を明記しましょう。また、参加不参加の返答方法についてもあわせて書いておく必要があります。

• 恐れ入りますが、出席のお返事は各課で取りまとめて、〇月〇日までに総務部の〇〇までお知らせください。

社内で実施する研修で、対象者は参加義務がある場合、詳細にその旨を書き添えておきましょう。

研修の案内メールの文例

つづいては研修の案内メールの文例を紹介していきます。

書くときのポイント：文例の流れは以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 研修のお知らせ、主旨・目的の通知
• 研修の詳細
• 注意事項の共有
• 自由参加の場合は申込方法の通知
• 結びの挨拶

研修内容は必要事項を漏れなく明記することが大切です。講義の内容が決まっている場合は、事前に案内メールに記載しておきましょう。