ミーティングの案内メールの文例（社内・社外）

社内の担当者や取引先との打ち合わせが決まったら、関係者には速やかに案内メールを送りましょう。ミーティングを開く日時や場所はもちろん、話し合う議題を事前に共有しておくことを心がけてメールを作成することが重要です。

ここではミーティングの案内メールの書き方をお伝えします。社内に宛てる場合と、取引先などの社外に送るときの文例も紹介するので参考にしてくださいね。

ミーティングの案内メールの書き方・マナー

まずはミーティングの案内メールの書き方や心がけておきたいマナーについて紹介します。

１．件名は簡潔かつ分かりやすいタイトルにする

件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できるタイトルにするのが基本です。ミーティングの案内メールを送るときは以下のような件名がおすすめです。

• 件名：営業ミーティングのご案内
• 件名：【〇月〇日】〇〇サービス導入のお打ち合わせの件
• 件名：【重要】来期予算ミーティングのお知らせ

この件名を見れば、ミーティングの案内メールだということがすぐに理解できるはずです。

２．メール本文冒頭は宛名を明記する

メール本文の冒頭は宛名を書くのがマナーです。宛名は案内メールを送る相手が社内・社外かによって分かれますし、複数人に一斉送信するかによっても書き方が変わります。以下を参考にしてください。

取引先など、社外の複数人に案内メールを一斉送信するのは基本的に失礼です。できれば一人ずつ個別にミーティングの案内メールを送りましょう。

３．挨拶文の書き方

宛名を明記した後は、ビジネスメールの慣習に基づいて挨拶文を明記しましょう。

• 社内向けの挨拶文：「お疲れ様です」
• 社外に送る挨拶文：「お世話になっております」「平素より大変お世話になっております」

挨拶文で間違えやすいのは「ご苦労様です」という書き出しです。「ご苦労様です」は目上の人が目下の人に用いる挨拶なので、使用しないよう注意しましょう。

４．ミーティングの趣旨を明記する

挨拶文を書き終えたら、次はいよいよ本題に入ります。メール本文にはミーティングを開催する旨を記すとともに、趣旨についても書き添えましょう。

「ミーティング」と一口にいっても、営業ミーティング・管理職ミーティング・プロジェクトの打ち合わせなど、その目的は様々です。メールを受け取った相手が用件を理解できるよう、忘れず記載しておくことが重要です。

５．ミーティングの詳細は箇条書きにする

ミーティングの案内メールで最も重要な部分は、ミーティングを開催する日時や場所・準備物についての情報です。詳細には記載漏れや書き間違いが無いよう十分注意し、参加者に知らせておくべき必要事項を記載しましょう。最低限明記すべき項目は以下の通りです。

• 日時：月日・曜日・時間
• 場所：打ち合わせする場所を正式名称で書く
• 議題：ミーティングで打ち合わせをする項目を事前に共有する
• 参加予定者：部署名・役職名・氏名を正しく明記する
• 準備物：筆記用具や資料などを漏れなく明記する

必要なポイントを絞り、箇条書きにすることでより情報が見やすくなります。

ミーティングの案内メールの文例集

つづいては、ミーティングの案内メールの文例を紹介します。文例は社内に宛てる場合、社外に宛てる場合の2つのパターンをお伝えします。

ミーティングの案内メールの文例（社内に宛てる場合）

ミーティングの案内メールの文例（社外に宛てる場合）

書くときのポイント：文例の流れは以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• ミーティングのお知らせ
• ミーティングの詳細
• 問い合わせ先の通知
• 結びの挨拶

ミーティングの案内メールは本文冒頭に概要や趣旨を記載するのが基本です。また日時や場所などの必要事項については記載漏れのないよう複数回チェックしてから送信しましょう。