進捗状況を確認するときの催促メールの文例（上司・社外）

業務やプロジェクトの進捗確認メールを送ってから数日経っても返信がないときは、催促メールを送って返信を促しましょう。ただし、書き方には注意しないと失礼な印象を与えてしまいます。相手の失念により返信がない場合でも、ビジネスでは丁寧な依頼の仕方をするのが基本です。

ここでは進捗状況確認の催促メールを送るときの文例をご紹介します。書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

進捗状況を確認する催促メールの書き方・マナー

まずは進捗状況の催促メールを送るときの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

１．件名の書き方

件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できる、分かりやすいタイトルにするのが基本です。進捗状況を確認する催促メールを送るときは以下の件名がおすすめです。

• 件名：進捗状況のご確認
• 件名：【至急】プロジェクトの進捗状況の件
• 件名：【ご確認】プロジェクトの進捗について
• 件名：【再送】契約状況のご確認のお願い

２．催促は丁寧な表現を心がけるのが基本

メール本文で挨拶文を明記したあとは、改めて状況確認を行いましょう。このとき、相手がまだ連絡してくれていないことに対して直接的な表現を用いるのはタブーです。角が立たないよう丁寧な言い回しを用いるのが礼儀です。

• 先日お送り致しましたプロジェクトに関するご状況の件、ご確認頂けましたでしょうか。
• 先般ご返信をお願いしておりましたプロジェクトの進捗状況の件、ご確認頂けましたでしょうか。

同じ内容を伝える催促メールでも、言い回しによって相手の受け取り方は大きく変わります。命令口調の印象を与えないよう注意しましょう。

３．返信を促す一文を記す

相手に手間をかけてしまうときは、前置きの一文を添えましょう。文面が柔らかみのある丁寧な印象にまとまります。

• ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご返信頂きますようお願い申し上げます。
• 勝手を申し上げて誠に恐縮ですが、本日中にお返事頂きますようお願い申し上げます。

「手続きが遅れている」「滞っている」「忘れている」といった相手を攻め立てるような直接的な言い回しを避け、丁寧な言い回しや表現を用いて催促文を作成しましょう。

４．行き違いへのお詫びの一文を添える

すでに返信手続きをしてもらっている相手に手違いで送付してしまったり、行き違いにより催促メールを送ってしまったりするのは失礼です。催促メールの末尾には行き違いがあったときのお詫びの一文を添え、相手に配慮することが大切です。

５．期限を提示する

進捗報告に時間がかかりそうな業務の場合は期限を設け、それまでに提出して頂くようお願いしましょう。その時の記載方法ですが、文の冒頭に「誠に恐れ入りますが」「恐縮ですが」といった前置きを入れるとより丁寧な依頼文となります。

進捗状況を確認する催促メールの文例

つづいては進捗状況を確認する催促メールの文例を紹介していきます。文例は上司に宛てる場合、社外に宛てる場合の２パターンをお伝えするので、お困りの際は参考にして下さいね。

進捗状況を確認する催促メールの文例（上司に宛てる場合）

進捗状況を確認する催促メールの文例（社外に宛てる場合）

書くときのポイント：文例の流れは以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• メール到着の確認
• 連絡の催促
• 業務進捗の報告願い
• 報告期限の通知
• 行き違いの場合のお詫び
• 結びの挨拶

催促メールの文面は直接的な表現を用いてしまうと、命令口調の印象を与えてしまう恐れがあります。お願いする一文を書くときは「恐れ入りますが〜頂いても宜しいでしょうか」「恐縮ですが〜頂きますようお願い致します」などと前置きをして、物腰の柔らかい言い回しで文章全体を構成するよう心掛けましょう。