提出物の催促メールの文例

提出物をお願いしていたにもかかわらず期限を過ぎても書類が届かないときは、催促メールを送って相手の行動を促しましょう。

ただし、相手が提出を忘れていたからといって、感情的な文面を送りつけるのはマナー違反。忙しい相手に対し、気遣いの感じられる言葉でまとめる配慮が大切です。

ここでは提出物の催促メールの書き方やマナーについてお伝えします。文例も紹介するので催促メールを送るときの参考にしてくださいね。

提出物の催促メールの書き方・マナー

まずは、提出物の催促メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

１．件名の書き方

件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できる、分かりやすいタイトルにするのが基本です。提出物の催促メールを送るときは以下の件名がおすすめです。

• 件名：【再送】報告書提出のお願い
• 件名：【重要】議事録提出のお願い
• 件名：マイナンバー提出のお願い

上記した件名であれば、メールを開封せずとも概ねの内容を理解することが出来ます。【】を記して相手の目を引く工夫も大切です。

２．提出物を催促する文章には丁寧な言葉を用いる

メール本文で宛名・挨拶文を明記したあとは、まず提出物が未提出だという旨を伝えましょう。このとき、相手の対応が滞っていることに触れるのはNGです。「まだ提出頂いてないのですが」といった直接的な表現は控え、やんわりとした伝え方をするのがマナーです。例文は以下のとおりです。

• さて、〇月〇日にお願いしております健康診断書のご提出に関しまして、〇〇主任の健康診断書がまだ届いておりません。
• さて、先般ご依頼しております〇〇課長の源泉徴収票につきまして、未だ総務部への提出が確認できておりません。
• 先日からお願いしておりました〇月〇日提出期限の積算書についてですが、総務部への提出が確認できておりません。

３．提出期限の通知と前置きはセットにする

改めて提出をお願いする一文を書くときは、冒頭に「お忙しいところ大変恐縮ですが」「大変失礼とは存じますが」「誠に勝手を申しますが」といった丁寧な前置きを記すことにより、メールを読んだ相手の印象が大きく変わります。

• ご多忙のところ大変恐縮ですが、至急ご送付頂きますようお願い致します。
• 勝手を申し上げて誠に恐縮ですが、〇月〇日本社必着となるようお手配頂きますようお願い申し上げます。

命令口調の印象を与えないよう必ず前置きを明記しましょう。

４．行き違いへのお詫びの一文を添える

すでに返事をもらっていた相手に手違いで送付してしまったり、行き違いにより催促メールを送ってしまったりするのは失礼です。催促メールの末尾には行き違いがあったときのお詫びの一文を添え、相手に配慮することが大切です。

提出物の催促メールの文例

つづいては、提出物の催促メールの文例を紹介していきます。

提出物の催促メールの文例（1度目の催促）

提出物の催促メールの文例（期日を過ぎた場合）

書くときのポイント：文例の流れは以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 提出物が届いていないことを報告
• 返信期限の通知
• 行き違いの場合のお詫び
• 結びの挨拶

提出物の催促メールを目上の人に送る場合、「遅い」「忘れていませんか」「期限を過ぎている」といった相手の非を責める直接的な表現は適切ではありません。明らかに相手のミスで提出忘れになっている場合でも相手の方の落ち度には触れず、「資料が届いていない」という事実を中心に伝え、不快感を与えないようにしましょう。

また「至急送って下さい」などと相手にアクションをお願いするときは冒頭に前置きをいれてへりくだった言い回しにすることが大切です。