説明不足のお詫びメールの文例集

説明不足が原因でクレームが入ったら、早急に謝罪メールを送りましょう。

文面には素直に非を認めてお詫びの言葉を書き記すのはもちろん、二度と同様のミスが起こらないようにどのような処置と対応策をとったかを具体的に説明することが基本です。

ここでは、説明不足によるクレームのお詫びメールの書き方やマナーについてお伝えします。顧客に送る際の文例も紹介するので参考にしてくださいね。

説明不足のお詫びメールの書き方・マナー

まずは、説明不足によるクレームのお詫びメールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

説明不足のお詫びは書状が基本

相手に謝意を示すときは、お詫び状を送るのが正式なマナーです。ビジネスメールはあくまでも略式のため、相手によっては不快な印象を与えてしまう可能性もあるので注意しなくてはなりません。直接お詫びに伺う前や、お詫び状を送る前の補助的な位置づけでお詫びメールを活用するのは構いませんが、メールだけで済ませようとすると、余計に顧客の怒りを買ってしまう恐れがあるので気をつけましょう。

言い訳は絶対NG

素直に謝罪したい気持ちがあっても、それと同時にあなたのなかで納得ができず、言い訳したい理由があるかもしれません。例えば、顧客の質問の仕方に原因があったり、あなたの仕事が繁忙期で丁寧に対応する余裕がなかったり。ですが、「説明不足になった」という事実をまずは受け止め、お詫びメールを作成することが大切です。文面には言い訳がましい内容を書くのはくれぐれも避け、反省した様子と心からの謝罪の言葉を書き記すことが早期解決に必要なことと心得ておきましょう。

礼儀正しく丁寧な文面にまとめる

同じ謝罪文でも、書き方や言い回しが変われば、相手に伝わる印象も大きく変わってきます。文面は礼儀正しい言葉を用いて、クレームを重く受け止めていること、自身に非がありそのことを深く反省していることを書き記しましょう。お詫びの言葉を送るのが目的ではなく、お詫びの気持ちを伝えることが大切なのです。

説明不足のお詫びメールの文例集

つづいては、説明不足によるクレームのお詫びメールの文例を紹介します。

説明不足のお詫びメールの文例（本人が謝罪する場合）

書き方のポイント：冒頭では、素直に自身の説明不足を詫び、誠意を伝えます。つぎに反省の意と信頼回復に努めることを約束する一文を書き記し、丁寧にまとめることを心がけましょう。クレームへの誠実な対応は、直接伺って謝罪すること。末文には上司と伺うことを記し、会社として重く受け止めていることが伝わるようにしましょう。

説明不足のお詫びメールの文例（会社・上司が謝罪する場合）

書き方のポイント：お客様はクレームに対して、あなたの会社が真摯に向き合い対応してくれているかを見ています。本人に聞き取りをしたこと、これまでの社員教育の体制は整っていたのか、今後どのように改善するのかなどを簡潔に書き、誠意を伝えることが重要です。