サーバー不具合のお詫びメールの文例集

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不具合のお詫びメールの文例集

システムトラブルやサーバーの不具合が発生したときは、関係各社に向けて、サーバー不具合のお詫びメールを送りましょう。

サービスが利用できずに迷惑をかけてしまっている方々に謝罪の言葉を述べるのはもちろん、復旧後の対応についても丁寧に書き記すのが基本です。

ここでは、不具合のお詫びメールの書き方やマナーについてお伝えします。文例も紹介するので参考にしてくださいね。

サーバー不具合のお詫びメールの書き方・マナー

まずは、不具合のお詫びメールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

不具合が発生したら急いでメールを送る

ホームページが開けられない、一部の機能が正常に動かないなどの障害を確認したら、大至急、顧客や関係者にお詫びのメールを送りましょう。サーバー会社は利用者に、企業は顧客に対し、すぐに対応することが重要です。

相手はサイトやシステムを利用できない理由が分からず、不安な気持ちになっています。お詫びメールを送ることによって、まずは不具合による影響だと伝えることが先決です。

現状を簡潔に伝える

お詫びメールには現時点の分かる範囲で構いませんので、利用者に現状を正確に伝えましょう。不具合はいつ頃発生したのか、原因は把握しているのかなど、利用者や顧客は状況を知りたがっています。復旧の目途が分かるようであればそれも書き記し、利用者の不安を取り除くことを心がけましょう。

不具合発生時だけでなく復旧時にもお詫びメールを送る

サーバーの不具合発生時、お詫びメールを送って謝罪するのはもちろん、復旧時にも改めてメールを送るのが基本です。不具合の発生から復旧するまでの日時や、影響範囲、今後の対応について明記し、一連のトラブルの内容を報告しましょう。

サーバー不具合のお詫びメールの文例集(不具合発生中)

つづいては、不具合のお詫びメールの文例を紹介します。

不具合のお詫びメールの文例(サーバ会社)

件名:サーバー不具合のお詫び

株式会社〇〇〇〇
総務部 〇〇 〇〇 様

平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の△△と申します。

この度、弊社の提供しております一部サーバーにおいて
発生致しました障害により、お客様に多大なご迷惑と
ご心配をおかけしておりますことを、心よりお詫び申し上げます。

現在、復旧に向けて鋭意対応中でございます。

〇〇様にはご不便をおかけして大変恐縮ですが、
今しばらくお待ちいただきますようお願い申し上げます。

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署名
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書き方のポイント:挨拶文を書き記したあと、すぐに顧客へのお詫び文を記します。誠意の伝わる丁寧な表現にすることが大切です。その後、現在対応中であることを伝えますが、末尾に記す結びの挨拶でも、改めて謝罪の意を述べて締めくくりましょう。

不具合のお詫びメールの文例(企業から顧客に宛てる場合)

件名:サーバー障害発生のお詫び

お客様各位

平素より当店をご愛顧いただきまして誠にありがとうございます。

〇月〇日(〇)〇時〇分頃より、当店サーバーの一部に不具合が発生し、
現在も正常にご利用いただけない状況が継続しております。

現在、復旧作業に努めておりますので、
復旧が完了し次第、改めてご報告いたします。

この度は、皆様にご不便ご迷惑をおかけしておりますことを
深くお詫び申し上げます。

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署名
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書き方のポイント:不具合の原因が自身にはなく、サーバー会社の不始末であっても、顧客に迷惑をかけていることを反省した様子が伝わる文面にまとめましょう。復旧後に報告する一文を明記しておくことで、利用者に安心感を与えることができます。

サーバー不具合のお詫びメールの文例集(復旧完了後)

さいごに、不具合のお詫びメールの文例を紹介します。

不具合のお詫びメールの文例(1)

件名:サーバー不具合発生のお詫びと復旧のお知らせ

お客様各位

平素より格別のお引き立てを深謝いたします。

この度は、当社サーバーの一部に不具合が発生し、
多くの皆様にご迷惑をお掛け致しましたこと、
深くお詫び申し上げます。

また発生から正確な状況の確認や対策に時間を要し、
復旧が遅れましたことを心よりお詫び申し上げます。

障害が発生しておりました全てのサービスにおいて
安定稼働を確認いたしましたのでご報告申し上げます。

■発生時刻
〇〇〇〇年〇月〇日(〇)〇時〇分~〇〇〇〇年〇月〇日(〇)〇時〇分

■影響範囲
以下のサービスをご利用のお客様
・〇〇〇〇
・〇〇〇〇
・〇〇〇〇

本件の事態を真摯に受け止め、
今後このようなことが起こらぬよう専心努力して参りますので
何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。

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署名
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書き方のポイント:復旧後のメールでは、不具合の報告を兼ねるのが基本です。上記例文のように、発生した時刻や範囲を明記し、末尾では反省の意を述べて締めくくりましょう。

不具合のお詫びメールの文例(2)

件名:サーバ不具合発生のお詫びと復旧のお知らせ

お客様各位

いつもご利用いただきありがとうございます。

〇月〇日(〇)から〇月〇日(〇)の午前〇時頃にかけて、
弊社サーバの不具合が原因でウェブサイトの閲覧及び
メールの送受信が不可能な状態となりました。

復旧に時間を要する結果となり、お客様ならびに
関係者の皆様には、ご迷惑をお掛けしましたことを
深くお詫び申し上げます。

現在はサーバの復旧作業が完了し、通常通りご利用いただけます。

該当期間中にお問い合わせやご連絡をいただき、
弊社からの返信が届いていない場合は、大変お手数をおかけしますが、
再度ご連絡くださいますようお願い申し上げます。

ご質問やご不明な点が御有りの際は、下記までお問い合わせください。

■本件に関する問い合わせ先
電話番号:00-0000-0000(担当:〇〇)

ご不便ご迷惑をお掛けしてしまい、誠に申し訳ございません。
どうか今後も変わらぬご支援の程、宜しくお願い申し上げます。

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署名
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書き方のポイント:不具合が発生している期間中に、サイト上で顧客から問い合わせや注文を受けた可能性がある場合は、その方々の対応策についても書き記しておくのが基本です。「本件に関する問い合わせ先」についても明記しておく配慮も持ちましょう。

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